La gestión de tesorería hoy en día está cobrando una importancia sin precedentes. La pandemia aceleró la digitalización y la innovación a un ritmo nunca visto. Como consecuencia, las expectativas de la gente son cada vez más altas respecto a la digitalización en todos los ámbitos, especialmente el del área de finanzas.  Debido a que el consumidor final, se está acostumbrando a un grado muy alto de digitalización en todas las aplicaciones dirigidas a él (B2C), esas expectativas también se están transportando al ámbito empresarial(B2B). El personal financiero está cansado de la escasa innovación que se ha producido en el ámbito empresarial, y es por ello por lo que el cambio se está produciendo cada vez más rápido.

La digitalización de las finanzas no ha hecho más que empezar. Hasta hoy, la principal fuente de digitalización en el entorno empresarial eran los sistemas contables o ERPS. Actualmente, sin embargo, vemos numerosos cambios en el ámbito empresarial, con la aparición de softwares que soportan de todo tipo de proceso. Por ejemplo, los programas que digitalizan la gestión de recursos humanos, tanto la gestión de contrataciones, como la gestión de personal existente. Otro ejemplo son los softwares de gestión de contratos que integran la firma electrónica que permiten digitalizar la firma de contratos. Es decir,, nos estamos dirigiendo a una etapa de automatización y digitalización máxima de todos los ámbitos financieros de las empresas. Uno de los ámbitos ligados a este y que recientemente han sido sujetos a la innovación, ha sido el de los gastos de empresa, tickets, mediante las tarjetas corporativas. Lo siguiente por tanto es la digitalización de los pagos empresariales, gestión de facturas, aprobaciones, y la gestión de tesorería.

Como mencionábamos en artículos anteriores, la tesorería hace referencia a la gestión diaria del dinero. Este término se suele utilizar principalmente en el ámbito de las empresas, y en el ámbito de los estados, haciendo referencia en este caso a la gestión de las finanzas de un país.

En este artículo, nos centraremos en el concepto de tesorería aplicada a la gestión del dinero o caja de las empresas.

En este sentido, la gestión de la tesorería de las empresas se centra puramente en la gestión de la caja, las entradas, y las salidas que se dan en la empresa. Por tanto, el departamento de tesorería se centra principalmente en monitorear el flujo de entradas y salidas de dinero de la empresa, es decir, la gestión de cobros y pagos así como la previsión de caja futura.

La gestión de tesorería es una labor que varía mucho de empresa a empresa. El tamaño de esta, así como el sector en el que opera la empresa, hará que se requiera un nivel de sofisticación mayor o menor de la gestión de tesorería. Así, por ejemplo, una pequeña panadería no tiene las mismas exigencias que una empresa de pagos que gestiona los pagos globales de alquiler de plataformas como Airbnb. En una y otra, la labor de tesorería cambia drásticamente. En la primera, debido a que la venta del producto ocurre in situ y se efectúa en efectivo o mediante cobro en tarjeta, la mayor preocupación será la gestión de pago a proveedores y la evaluación de necesidades de inversión, como comprar un horno nuevo, o dos para producir más producto. En el segundo caso, al gestionar flujos globales de dinero, la empresa tendrá que gestionar relaciones con bancos a nivel global, así como mover dinero a nivel global para compensar las necesidades de capital de unos países a otros. Además, esto le obligará a tener una visión muy profesionalizada de la evolución de los tipos de cambio, para gestionar de una forma más efectiva la caja a nivel global.

Como describíamos en un artículo previo, hoy en día la gestión de tesorería todavía se encuentra en un estado muy rezagado en cuanto a digitalización y evolución. Digamos que esta todo por hacer en este sector. Como indicábamos, hay una serie de problemas que hemos identificado en el sector de la tesorería global, que, para no ser redundantes, resumimos aquí brevemente. Para leer el artículo completo, puedes ver este otro artículo previo. (Link)

• (1) Acceso a múltiples bancos y cuentas bancarias descentralizado

La mayoría de las empresas, sobre todo a partir de un cierto tamaño, tienen numerosas cuentas bancarias en múltiples bancos. Esto les obliga a tener múltiples cuentas o credenciales de acceso para consultar y operar en todas las cuentas. Esto resulta un proceso muy incómodo e ineficiente. Además, al final de mes, es necesario descargar los extractos de movimientos para poder reconciliar cada uno de los pagos y cobros, por lo que, si una empresa tiene numerosos bancos y cuentas, este proceso se repite tantas veces cómo número de bancos en los que opere.

• (2) Recepción de facturas descentralizado y manual

La mayoría de las empresas reciben sus facturas en un correo de email genérico de contabilidad, y extraen la información de las facturas de forma manual, con el elevado riesgo de errores que ello conlleva. Este proceso de volcado o extracción de la información de la factura se hace bien en Excel, o en el sistema de contabilidad, incluso en muchas ocasiones en ambos. Lo que supone una pérdida de tiempo total.

• (3) Ejecución del pago por métodos tradicionales

Las vías más comunes del pago entre empresas son las transferencias bancarias, ya que prácticamente no existe otra manera. Las interfaces bancarias están generalmente obsoletas, lo que hace que el proceso sea bastante ineficiente. Actualmente hay dos formas de operar a la hora de hacer pagos vía transferencia. La primera seria la típica de una pequeña empresa, en la que simplemente acudes en el banco a las transferencias, y actualizas una antigua con la nueva información. Un proceso totalmente ineficiente. La otra es mediante la importación de un fichero bancario XML al banco generado en el ERP o sistema contable. Una vía que resulta también muy poco digital y tediosa, ya que después sigue existiendo la necesidad de reconciliar.

• (4) Desconexión entre los bancos y el resto de los sistemas

Ligado al punto anterior, los bancos de hoy en día están totalmente desconectados de los sistemas de ERP. Este hecho lo que provoca es que haya que duplicar acciones en ambos sistemas, tanto en el banco, como en el sistema contable.

• (5) Nula visibilidad y previsión de la tesorería

Actualmente no hay ninguna plataforma que proporcione previsiones de tesorería en tiempo real. Todos los informes son estáticos, y generalmente proporcionan información pasada. Por tanto, más que previsiones, son informes financieros. Es decir, un “cash Flow” de tesorería que muestra el pasado, suele formar parte de reporte financiero de las empresas, en una fecha determinada, normalmente a final de mes o de año. Es necesario crear sistemas que proporcionen visibilidad futura de la tesorería en tiempo real.

Pues bien, como hemos podido ver anteriormente, el mundo de la tesorería tiene muchos problemas que hay que resolver. Pero más importante, ¿qué pueden hacer las empresas para digitalizar todos estos procesos y automatizar la gestión de tesorería?

A continuación, describiremos lo que debería hacer una empresa para automatizar toda la gestión de pagos, cobros y tesorería.

• Automatizando la recepción y extracción de facturas

La primera vía para automatizar la tesorería es automatizar la recepción de las facturas. Para ello, es necesario un software que tenga integrado un correo electrónico dentro de la plataforma que permita la entrada directa de las facturas en la plataforma. Por otro lado, las empresas actuales, hasta que se implante la llegada de la factura electrónica y digital, necesitan un sistema de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR), que sea capaz de leer todas esas facturas y extraer su información automáticamente. Esto permitirá sustituir esos excels manuales donde típicamente se introducen las facturas, por un proceso automático. Además, para las empresas más grandes, esto permite insertar el contenido de las facturas, directamente en el sistema de contabilidad, sin apenas efectuar tareas manuales y tediosas.

• Conectando a los bancos de una forma centralizada

La segunda vía para automatizar la gestión de tesorería es mediante un software que permita la conexión a los múltiples bancos que tenga la empresa. Esto les permitirá a los equipos financieros tener una visión integrada y consolidada de la tesorería en tiempo real. Además, esto evita tener que andar con múltiples credenciales bancarias, y permite evitar el tener que acceder a cada una de ellas cada pocos días para extraer los extractos de movimientos bancarios. Hoy en día, mediante la regulación PSD2 que habilitó el Open Banking, es muy fácil conectar a las cuentas bancarias existentes.

• Digitalizando el proceso de pago

Como describíamos anteriormente, el proceso de pago entre empresas hoy en día es todavía muy anticuado. Para resolver el problema de los pagos manuales, en el que se actualizan transferencias antiguas, o para reemplazar el típico fichero XML que se importa al banco, hay que cambiar el sistema de pago. Actualmente, gracias a las finanzas embebidas, es posible hacer pagos de facturas a proveedores, totalmente sincronizadas y sin necesidad de reconciliación posterior. Esto se debe a que puedes pagar facturas, dejando desde ese instante un vínculo entre el pago efectuado y la factura y registrando en ese mismo instante esa transacción en el sistema contable. Para ello, por tanto, necesitas un software de automatización de pagos B2B.

• Generando previsiones de tesorería automáticas

Como explicábamos anteriormente, ni los bancos, ni los sistemas contables o los ERP efectúan previsiones de tesorería en tiempo real. Para ello, necesitas un software que, en primer lugar, te permita conectarte a los bancos existentes, y posteriormente, te permita hacer previsiones de tesorería. Atención, no solo a través de transacciones pasadas, sino tambien a través de la consideración de las facturas futuras a cobrar o a pagar. Con información pasada y futura, la plataforma te podrá generar previsiones de tesorería en tiempo real y actualizadas a la fecha que consideres.

• Sincronizando la información con los sistemas contables (ERP)

Finalmente, y gran parte de la clave del éxito, es la sincronización de la información en tiempo real con los sistemas de contabilidad o ERP. Es decir, que cuando la plataforma reciba una factura, esta quede registrada directa y automáticamente en el sistema contable. Además, cuando se efectúe un pago, este también quede registrado directamente en el ERP. Hoy en día vamos, hacia un futuro en esa dirección, en el que toda plataforma tiene que estar conectada a múltiples fuentes de información y sistemas.

Snab nació precisamente, tras vivir de primera mano todos esos problemas que existen en el ámbito de la banca para empresas y la tesorería. Snab nació, para solventar todos esos procesos, y crear un mundo nuevo de tesorería, digital, y automático. Snab por tanto, hace todo lo que hace falta hoy en día para digitalizar y automatizar esos procesos que antes describíamos y que tanto tiempo hacen perder a los equipos financieros y de tesorería.

Snab es una plataforma en la nube de tesorería pionera en Europa, que ayuda precisamente en todas y cada una de las funciones y tareas relativas al “cash management” y gestión de tesorería y que precisamente, soluciona los 5 problemas que comentábamos a los que se enfrentan hoy en día los equipos financieros. Snab actúa en primer lugar como agregador bancario, permitiendo a las empresas acceder con independencia absoluta a todas sus cuentas bancarias en distintos bancos y en distintos países. En segundo lugar, Snab sirve como herramienta de recepción de facturas, escaneo, y registro automático de las mismas. Además, Snab es una herramienta de gestión de pagos y cobros, otorgando un control y visibilidad total a las funciones de cuentas por pagar y por cobrar, ya que la herramienta te permite pagar y cobrar en un clic. Snab no solo te muestra alertas y te ayuda a monitorear el estado de los pagos y los cobros, si no que tambien te genera previsiones de tesorería en tiempo real, basados en información tanto histórica como futura. Por último, Snab se sincroniza con los principales ERPs del mercado, lo que hace que se acabe con la desconexión entre sistemas que mencionábamos anteriormente.