El Cash Management es un termino que se ha puesto muy de moda en los últimos años, especialmente a raíz de la pandemia. El Cash Management, o gestión de caja, realmente puede aplicar tanto a personas físicas como a empresas. Es verdad, que este concepto de origen anglosajón es comúnmente utilizado en el ámbito empresarial, especialmente dentro de los departamentos de finanzas. En definitiva, este termino hace referencia a la gestión del dinero, es decir a la gestión de los cobros, de los pagos, y de la tesorería de una empresa. Este termino es por tanto un concepto bastante especifico del ámbito financiero y no todo el mundo está familiarizado con él.

Hasta la pandemia del SARS-CoV-2 (COVID-19) la gestión de caja o “Cash Management” no tenia un rol tan importante dentro de los departamentos de finanzas, o por lo menos no era un ámbito que se encontraba valorado como debía. La crisis ocasionada por la pandemia, en la que miles de empresas se vieron en situaciones extremas, con caídas de ventas significativas, y previsiones de futuro inciertas, hicieron que el Cash Management se convirtiera en el tema numero uno dentro de los departamentos financieros, y el tema principal comentado en todas las juntas directivas de las empresas. En definitiva, como se dice hoy en día, “cash is King”, o “el dinero es el rey”. El control de caja de la empresa, así como su previsión, y el control y visibilidad de las futuras entradas y salidas de caja han cobrado una importancia sin precedentes.

El numero de funciones que pueden formar parte de las gestiones correspondientes a Cash Management pueden ser bastante amplias. Dichas tareas o funciones dependerán bastante de la tipología de la empresa y de su tamaño. Entre las funciones principales que giran en torno al Cash Management, podemos destacar las siguientes:

• Gestión de la situación de caja actual
• Gestión de bancos y relaciones con bancos
• Gestión de cobros o cuentas por cobrar
• Gestión de pagos o cuentas por pagar
• Gestión de las fuentes de financiación

A continuación, procederemos a explicar una a una en más detalle cada una de las funciones principales que llevan a cabo los profesionales de finanzas en el ámbito del Cash Management. Cabe destacar, que, en algunos casos, estas funciones pueden recaer en una única persona, sin embargo, es bastante común, que estas tareas recaigan en varios miembros del equipo, aunque al final, la persona que responda sea la responsable del equipo financiero o de tesorería, en caso de que la empresa tenga un equipo específico para encargarse de este tema.

Una de las principales tareas del equipo financiero, y el equipo de tesorería en el caso de que lo haya, es el de llevar a cabo análisis e informes de tesorería para reflejar la situación de caja actual de la empresa, así como la previsión futura de esta.

Uno de los informes típicos que se elaboran en el área financiera para reflejar el estado de caja actual es el “Cash Flow Statement”, o Estado de Flujos de Efectivo en castellano. Este informe, es utilizado para mostrar, típicamente mes a mes, el estado de entradas y salidas de caja, junto con el balance de caja inicial y final. Este informe sirve, por tanto, para mostrar el estado fiel y real de la posición de caja de la empresa. Cabe destacar, que este es uno de los informes principales que puede contener un informe mensual financiero de cualquier empresa.

Por otro lado, tambien con relación a la situación de caja, es bastante común que los departamentos financieros preparen por un lado un modelo financiero, y separadamente, un modelo de liquidez. El primero generalmente, es un archivo en formato Excel donde se crea una simulación numérica de la empresa, y se realizan estimaciones futuras de la situación de la empresa en base a hipótesis sobre las proyecciones de ventas, gastos y cualquier otra variable que pueda ser importante para la empresa. Estos modelos financieros suelen ser modelos a largo plazo que incluyen, normalmente, hasta proyecciones a 5 años.

Por otro lado, el modelo de liquidez suele ser también un modelo financiero, pero a corto plazo. Generalmente alrededor de 12 meses. El objetivo de este tipo de análisis es algo diferente al del modelo financiero principal a largo plazo de la empresa. El primero trata de proporcionar una visión futura de la empresa, y el segundo modelo tiene una visión mucho mas cortoplacista. Es por ello por lo que este modelo es mucho más detallado y, además, normalmente cuenta con unos puntos de información mucho más verídicos y reales, que aquellas hipótesis a largo plazo. Como puede ser obvio, hacer una previsión a uno o varios meses vista puede ser mucho mas precisa que a años vista. Este tipo de análisis suele analizar qué ocurre con la situación de caja si se da un impago en algún cobro, qué ocurre si hay algún gasto extraordinario, etc. De esta manera, la empresa estará mucho mas preparada para afrontar cualquier acontecimiento.

La gestión de bancos es una tarea tambien muy importante totalmente relacionada con el Cash Management. La gestión de bancos supone en primer lugar elegir con que bancos abrir cuentas, y posteriormente mantener una buena relación con ellos. Tener un proceso de monitoreo preciso de dichas cuentas, revisar que no haya entradas o salidas extrañas e incluso hacer uso de software de digitalización de la gestión bancaria, forma parte de esta labor que tienen hoy en día los financieros. Actualmente, abrir una cuenta con un banco o con otro, puede tener un impacto muy grande. La experiencia con unos y con otros varía mucho y, por tanto, elegir un buen banco y hacer que esta gestión de caja sea eficiente puede ahorrar muchas horas de gestión.

La gestión de cuentas por cobrar es una labor muy importante en los departamentos de finanzas. La importancia de tener una tesorería saneada en la empresa hace que el proceso de cobro sea vital. Los equipos de finanzas tienen el objetivo de cobrar lo antes posible las facturas pendientes. La razón principal de esto es que, si los cobros se retrasan, se pone en riesgo la capacidad de la empresa de ejecutar ciertos pagos. Sobra decir que un retraso en el proceso de cobro pone en riesgo el poder ejecutar pagos de gran importancia como nominas, impuestos, o seguridad social, esto puede poner en riesgo la viabilidad de la empresa. Es por ello por lo que esta función es una de las mas importantes del equipo financiero, y tener máxima visibilidad del estado de los cobros es vital para un equipo de finanzas.

La gestión de cuentas por pagar es una labor también importante para todas las empresas. En este sentido, depende un poco también del tamaño y la repercusión que tenga un proveedor sobre una empresa. No es lo mismo el proveedor principal de la empresa que el proveedor que proporciona material de oficina. Aparte de mantener una buena relación con los proveedores, es muy importante tener una relación positiva en lo relativo al estado de los pagos, es decir, pagar a tiempo. Para ello, hace falta un software que haga pagos y haga eficiente el flujo completo de los pagos. Esto puede evitar problemas con los principales proveedores de la empresa.

Por otro lado, es importante realizar un análisis de viabilidad de los principales proveedores de la empresa, es decir, de aquellos que de desaparecer podrían tener un impacto en la empresa. Para eso, conviene monitorear adecuadamente a los proveedores principales y hacer análisis de riesgos sobre ellos, para evitar que por cualquier motivo la empresa entre en quiebra o desaparezca, y nuestra empresa se vea gravemente perjudicada por la desaparición de ese proveedor.

Una de las labores más complejas de los equipos de finanzas, y de las personas encargadas a labores relativas a Cash Management y gestión de tesorería, es la gestión de fuentes de financiación. Entre estas, podemos destacar tanto tareas de desarrollo de relaciones con inversores y, por tanto, levantamiento de capital de inversores privados, como tareas de desarrollo de relaciones con fuentes de financiación bancarias y no bancarias o alternativas. Ya que el conocimiento de cómo funciona un contrato de financiación es bien complejo, las personas que desempeñan este tipo de actividades suelen contar con muchos años de experiencia en el área de finanzas. Las labores principales de esta función son identificar las fuentes optimas de financiación que necesita una empresa, y proceder a la ejecución de la consecución de estas.

Las labores relativas al Cash Management generalmente son llevadas a cabo por distintas personas. A pesar de que el jefe de finanzas o director financiero tiene la responsabilidad máxima relativa a todas estas funciones, gran parte de las tareas están dividas en varios miembros del equipo. La persona o personas responsables de las principales labores de tesorería varían según el tipo de empresa, y el tamaño de esta. En grandes empresas existe la figura del tesorer@. Una persona con una experiencia muy amplia en todas las labores descritas, además de tener unos conocimientos muy técnicos. En empresas más pequeñas, estas las labores las puede efectuar bien el director financiero, o incluso el fundador de la empresa. Además, personal del equipo de finanzas como las personas encargadas de contabilidad, cuentas por cobrar, y cuentas por pagar, completan el conjunto de personas que suelen participar en todo este tipo de tareas.

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