Antes de meternos de lleno en la descripción del Rol y las funciones de una persona encargada de tesorería, conviene recordar y describir, antes de nada, qué es la tesorería. La tesorería a grandes rasgos hace referencia a la gestión y operación diaria de todas las funciones relativas a la gestión del dinero, es decir, gestión de pagos, gestión de cobros y de bancos. Dependiendo del tamaño y tipología de la empresa, la gestión de tesorería puede comprender tan solo tareas básicas de cobros y pagos, mientras que, si la empresa es muy grande y compleja, las funciones pueden abarcar distintas acciones como negociar y cerrar contratos de financiación de deuda, contratar herramientas de cobertura de riesgos de tipos de interés o de tipos de cambio entre otras.

El concepto de Tesorería proviene del latín. Al contrario de la mayoría de los conceptos financieros de moda utilizados a diario, la palabra tesorería no es de origen anglosajón. Una de las primeras definiciones conocidas, fue la creada por la academia francesa, datando de 1835. “A trésorier” o Tesorero, es la persona encargada de gestionar las finanzas de una empresa o una asociación. La Tesorería también se refería al edificio público donde administraban y gestionaban los fondos o finanzas públicas.

La función o el rol de la persona encargada de tesorería ha evolucionado mucho con el paso del tiempo. Como veíamos anteriormente, la persona de tesorería era principalmente la persona encargada de gestionar las finanzas de una organización o las finanzas públicas. Con el tiempo, este concepto ha cambiado bastante. Hoy en día, el concepto de tesorería o el rol y las expectativas de la función de tesorería se han especializado mucho, y los requerimientos son mucho más técnicos.

La función general de gestión y administración de las finanzas ahora recae sobre el director financiero, jefe de finanzas, o “Chief Financial Officer” (CFO por sus siglas en ingles). Como decimos, por tanto, la función de tesorería tiene una función hoy en día mucho más técnica y especifica. Comprende la relación con la gestión de entradas y salidas de dinero, así como la identificación, negociación y contratación de fuentes de financiación, la identificación de fuentes de inversión para el excedente de caja, etc. En muchos casos, en empresas pequeñas y medianas es muy posible que el rol de tesorería lo ejerza la misma persona que se encarga del departamento financiero en general. Sin embargo, como decíamos, el cargo más técnico aparece en empresas más grandes con un mayor nivel de complejidad y sofisticación. Para adquirir un rol importante en gestión de tesorería en una gran empresa, se requiere muchos años de experiencia, y conocimientos muy técnicos de modelización financiera, conocimientos de mercados de capital (Emisiones de bonos, salidas a bolsa), conocimientos de financiación bancaria, y conocimiento de los instrumentos de cobertura, entre otros conocimientos.

Anteriormente, ya hemos comentado sutilmente algunos de los conocimientos requeridos por una persona encargada de la tesorería, y también hemos mencionado brevemente algunas de las tareas que estos realizan. A continuación, procederemos a meternos en más detalle en cual es el día a día de las personas encargadas de la tesorería y las funciones principales que realizan.

• Gestión de pagos y cobros

La persona encargada de la tesorería y su equipo se encargan de supervisar el estado diario de los pagos y cobros que tiene la empresa. Esto consiste desde tareas de cuentas por pagar como la recepción de facturas y su debido seguimiento hasta la ejecución del pago, hasta tareas de cuentas por cobrar en las que se encargan de generar la facturación de los clientes y, supervisar y monitorear el cobro de dichas facturas.

• Gestión de Bancos

Una de las tareas más comunes es la selección de proveedores bancarios para la apertura de cuentas de estos, y el mantenimiento de la relación para posteriores servicios que pueda demandar la empresa relativos a la gestión de tesorería.

• Gestión de fuentes de financiación

Relacionada a la gestión de bancos y relaciones bancarias, la gestión de fuentes de financiación es de las más importantes hoy en día. Tener acceso a distintos medios de financiación y fuentes de liquidez puede ser una de las claves que evite que un negocio desaparezca. La liquidez es la pieza más importante que tiene que controlar una empresa y, por ello, tener control absoluto de la caja y tener acceso a distintas fuentes de liquidez de las que el tesorero pueda hacer uso cuando lo necesite, es clave. Cualquier error o retraso en pagos importantes como impuestos, nóminas, o algún proveedor clave de la empresa, puede resultar en un espiral de declive de la empresa ya que puede dar síntomas de que se encuentra en una situación complicada.

• Gestión de coberturas de tipos de interés y tipos de cambio

Esta función es una de las mas sofisticadas, y generalmente es llevada a cabo por personas de tesorería con amplia experiencia. Esta función también es típica de empresas mas grandes, que tienen grandes volúmenes de deuda bancaria en su balance o que también tienen un gran impacto bien de proveedores o clientes internacionales y, por tanto, tienen riesgos de volatilidad en la evolución de los tipos de interés o de los tipos de cambio entre divisas a las que tiene exposición la empresa.

Los principales problemas que tiene el personal de dirección financiera de las empresas y los encargados de tesorería son compartidos hoy en día por casi todas las empresas. Los “pain points” principales son los mismos. A continuación, destacamos los problemas más comunes a los que estos se enfrentan:

• Acceso a los múltiples bancos y cuentas bancarias:

Este es uno de los problemas más comunes. Como norma general, y salvo en las empresas mas pequeñas, las empresas suelen tener relación con varias instituciones bancarias y, por consiguiente, tienen varias cuentas bancarias en distintos bancos. Esto supone un gran problema ya que, en primer lugar, el usuario tendrá múltiples credenciales de usuario para entrar en cada banco, algo que siempre es un problema. Por otro lado, al final de cada mes el usuario tendrá que entrar en cada uno de los bancos, y descargar los movimientos de la cuenta, una por una, cada una en su formato independiente, para reconciliar los gastos, y para hacer una exportación de dichos movimientos al ERP contable. Para las empresas medianas y grandes, esto supone un quebradero de cabeza.

• Proceso de registro de facturas manual

En este ámbito, también los problemas son generalizados. El proceso común es que las empresas tengan una dirección genérica de correo del departamento de finanzas, donde se reciben las facturas. Posteriormente, se van abriendo una a una y transcribiendo manualmente en un fichero Excel o en el ERP contable. Un proceso totalmente manual, ineficiente y lleno de errores que resulta un quebradero de cabeza para las personas de contabilidad.

• Proceso de gestión de aprobaciones ineficiente

El proceso de aprobaciones de facturas es también, actualmente, un proceso tedioso. En la mayoría de las empresas, incluso en aquellas en las que hay un ERP contable de por medio, los procesos de aprobación se hacen manualmente vía email. Es decir, la persona de contabilidad cada semana o cada varias semanas preparará un email con una tabla resumen de todas las facturas a aprobar con su detalle correspondiente y adjuntará una carpeta con todas las facturas a aprobar. Incluso en muchas empresas todavía ocurre esto de una manera más manual, es decir, en papel. Se imprimen las facturas, se sella la fecha de recibo, y se aprueban manualmente.

• Pago de Facturas desconectado

Otro de los problemas de hoy en día es el problema de la banca desconectada. Es decir, la única vía para conectar un ERP con un banco es mediante la exportación de un fichero XML. Dicho fichero se carga posteriormente en el banco para efectuar el pago. Es decir, generar un fichero de remesas para el banco. De nuevo, un procedimiento que hace unas décadas podría tener sentido, pero que actualmente no lo tiene.

Además, en muchos bancos, generar remesas es un gran problema, ya que posteriormente es difícil generar detalle de los pagos de dicha remesa, y a la hora de reconciliar supone tambien puede ser un problema. Lo que hace que muchas empresas opten por hacer transferencias manualmente lo que significa volver a picar los datos de una factura en el banco una a una, lo que supone una perdida de productividad terrible.

• Falta de visibilidad y previsiones de caja

Hoy en día, no existe ninguna plataforma bancaria ni de ERP que te de una visibilidad en tiempo real de la posición de caja de una empresa. Los sistemas mencionados, por lo general, no ofrecen este tipo de análisis ni de informes, y si lo hacen son mínimos o muy básicos y no tienen los datos en tiempo real. Si quieres tener dichos servicios, hoy en día estos solo están a la altura de las grandes empresas. Ya que cuestan grandes cantidades de dinero al mes y solo están disponible para las grandes empresas dispuestas a pagar una suma elevada por ellos. Esto se debe a que realizar conexiones bancarias anteriormente era muy costoso, y por ello, solo las grandes empresas podían alcanzar a tener un software de este tipo. Sin embargo, los tiempos están cambiando, y se esta democratizando el acceso a los sistemas de gestión de tesorería.

• Dependencia de las relaciones bancarias

Hoy en día el mundo de la tesorería está muy ligado a las relaciones con los bancos. Las empresas abren cuentas con unos y con otros para tener acceso a distintas líneas de crédito y servicios con cada uno de ellos. Pero todos estos procesos son también muy tediosos. Además, todo tipo de productos un poco más allá de la cuenta bancaria hay que pedirlos de forma telefónica, y tras varias interacciones. Es decir, son procesos que llevan semanas incluso meses, hasta que el personal del banco ha tomado una decisión o a revisado o te ha pedido firmar determinada información. Abrir cuentas bancarias puede llevar semanas, pedir préstamos o líneas de crédito meses, pedir financiación de facturas lo mismo, hacer inversiones de tesorería también puede llevar semanas, y muchos pasos.

Snab es una plataforma pionera en Europa que automatiza y digitaliza la gestión de tesorería. No solo te permite tener una visibilidad en tiempo real del estado de tus bancos, y pagos y cobros futuros, sino que además te proporciona informes en tiempo real y previsiones futuras del estado de caja de la empresa. Snab te otorga un control y una visibilidad sobre la tesorería inexistente hasta el día de hoy, ya que no existen plataformas específicas de tesorería que realicen las tareas que permite hacer Snab.