Estos últimos años se habla mucho de la digitalización y de la transformación digital que se está produciendo en el ecosistema empresarial. Este proceso de digitalización está transformando y optimizando muchos procesos empresariales y no se limita a unos pocos campos. De todos los procesos, hay uno presente en todo tipo de negocio, independiente del sector, tamaño o la tipología. Se trata, concretamente de la facturación, el cual se está digitalizando por medio de la factura electrónica.

¿quieres conocer más detalles sobre la facturación electrónica? En este artículo te contamos qué es la factura electrónica, sus características, su validez legal y mucho más.

Una factura electrónica es, una factura en un formato determinado. Es decir, una factura electrónica, al igual que una factura en papel, es un documento justificativo de la entrega de bienes o la prestación de servicios que las empresas o los trabajadores por cuenta propia remiten a sus clientes para cobrar los productos o los servicios prestados.

Dicho de otra manera, se trata de una factura que se expide y recibe en formato electrónico. Alternativamente, es una factura en papel que ha sido posteriormente digitalizada. Ambas, tienen los mismos efectos legales que una factura en papel, siendo la factura electrónica, una alternativa legal a la factura tradicional en papel.

La principal diferencia respecto a una factura tradicional es que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario.

Tanto la factura electrónica cómo la factura en papel se encuentra regulada por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. El Reglamento establece las normas que deben cumplir obligatoriamente las facturas, tanto en papel como electrónicas. De toda la normativa, a modo de simplificar destacamos las siguientes:

• Expedir, entregar y conservar justificantes de las operaciones: Los empresarios o profesionales están obligados a expedir y entregar, en su caso, factura u otros justificantes por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional, así como a conservar copia o matriz de aquellos. Igualmente, están obligados a conservar las facturas u otros justificantes recibidos de otros empresarios o profesionales por las operaciones de las que sean destinatarios y que se efectúen en desarrollo de la citada actividad.
• Contenido de la factura: Las facturas deben contener la siguiente información:
  • Número y, en su caso, serie siendo la numeración de las facturas dentro de cada serie correlativa.
  • Fecha de su expedición.
  • Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
  • Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura y del destinatario en la mayoría de los cosos.
  • Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
  • Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto, correspondiente a aquéllas y su importe, incluyendo el precio unitario sin Impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.
  • El tipo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.
  • La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.
  • La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.
• Factura completa o factura simplificada: La principal diferencia entre ambos tipos de factura es que la factura simplificada no aparece los datos del adquirente del bien o servicio. No obstante, este pequeño detalle conlleva implicaciones fiscales que pueden ocasionar un perjuicio para los contribuyentes.
• Legibilidad, autenticidad e integridad en las facturas: Independientemente del medio en que se expida una factura (papel o formato electrónico), este debe permitir garantizar al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.

 La autenticidad del origen de la factura, en papel o electrónica, garantizará la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura.

La integridad del contenido de la factura, en papel o electrónica, garantizará que el mismo no ha sido modificado.

Tal y cómo se ha comentado previamente, el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación regula las facturas. Dicho reglamento, establece que Independientemente del medio en que se expida una factura (papel o formato electrónico), este debe permitir garantizar al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación. La legibilidad la facilita el programa informático que la crea o recibe.

Sin embargo, puede dar lugar a confusión como se garantizar la autenticidad e integridad en una factura electrónica. Por ello, en el artículo 10 de dicho Reglamento, se encuentra recogido algunas formas concretas dejando lugar a otros modos no recogidos específicamente. Dichas formas para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica son:

• Firma electrónica avanzada.
• Certificado digital.
• Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI).
• Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.

A primera vista, puede parecer más complejo la utilización de la factura electrónica, o cambiar la operativa que se viene realizando. Con toda honestidad, este tipo de factura presenta numerosas ventajas, sobre todo en el largo plazo en comparación con los sistemas de facturación tradicionales siendo las más relevantes las siguientes:

• Eliminar costes de impresión y envío, mejorando la huella de carbono de la sociedad. Además, de esta forma se mejora la sostenibilidad de la Sociedad, muy demandado actualmente por todos los actores del mercado.
• Reducción del espacio necesario para su almacenamiento. Esto facilita además que los empleados encargados del proceso puedan realizar teletrabajo o trabajo flexible, modalidades muy demandadas en el mercado laboral actual.
• Acortar los tiempos de tramitación.
• Reducir errores humanos en el registro de los datos contenidos en la factura en los sistemas informáticas de la sociedad.
• Facilitar un acceso rápido, fácil y seguro, sobre todo si se cuenta con un buen gestor documental.

Actualmente, se pueden distinguir dos tipos de factura electrónica, la factura electrónica en formato estructurado y la factura electrónica en formato no estructurado. Ambos tipos de facturas son válidos pero su procesamiento es diferente ya que la factura electrónica con formato estructurado facilita su tratamiento de manera automatizado, mientras que la de formato no estructurado, no lo facilita.

Una factura electrónica en formato estructurado contiene los datos en un formato determinado y pueden ser tramitadas de forma automatizada por los sistemas informáticos del receptor (sistemas de contabilidad, de pago o el sistema preparado para su recepción y procesamiento). El ejemplo más común de formato estructurado es el que utiliza el lenguaje XML que proviene de eXtensible Markup Language traducido al castellano cómo Lenguaje de Marcas Extensible.

Una factura electrónica en formato no estructurado consiste esencialmente en un archivo que contiene una imagen; Por ejemplo, una factura en papel escaneada o un PDF. Sin embargo, los datos, no están cifradas con ningún lenguaje. Se pueden considerar facturas electrónicas porque son documentos digitales que se pueden enviar telemáticamente al cumplirse los requisitos establecidos en la regulación aplicable.

La diferencia radica en que, para su procesamiento por parte del receptor y registro en sus correspondientes sistemas informáticas, se necesita de un proceso manual. Esto se debe a que el sistema no es capaz de realizarlo de una manera automática al no poder identificar los datos directamente. Este proceso, actualmente, se puede realizar de forma semiautomática utilizando, por ejemplo, tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) pero no se puede asegurar su fiabilidad al 100%. Por ello, suele precisar la revisión de dichos datos de manera manual, al menos en algunas ocasiones.

Snab es una plataforma en la nube, que permite automatizar la recepción y registro de las facturas recibidas. También facilita un control en tiempo real de todas las transacciones, debido a la conexión que permite con todas las cuentas bancarias. Además, proporciona información precisa de tosas las cuentas por pagar/cobrar. Solicita una demo con nosotros.