¿Importancia de automatizar las cuentas por pagar? Actualmente, se habla mucho de digitalizar las empresas, o de automatizar los procesos, pero eso es un concepto muy amplio que hay que acotar en diferentes tipos de acciones. De todos los procesos que hay que digitalizar, hay un proceso presente en todo tipo de empresas, independientemente de la tipología o el sector en el que opere.

Concretamente, hablamos del proceso de cuentas por pagar, ya que en todos los negocios se reciben facturas asociadas a los costes de la actividad de la sociedad, y tarde o temprano, habrá que pagar. Sorprendentemente, a pesar de estar presente en todas las organizaciones, es uno de los procesos menos digitalizados. En este artículo trataremos de profundizar en la importancia de digitalizar las cuentas por pagar y cómo se puede realizar.

El proceso de cuentas por pagar, cosiste en el flujo natural que realiza una empresa desde que recibe la factura de un proveedor o acreedor de servicios, hasta que esta se paga, quedando todo registrado en los sistemas correspondientes y reconciliado.

Este proceso se realiza de una manera muy parecida en todas las empresas, teniendo algunas empresas algún paso menos o adicional, dependiendo del tamaño. Pero lo que es común en el 99% de ellas, es que se trata de un proceso altamente manual, tedioso y que consume una gran cantidad de tiempo. Es el siguiente:

1. Las empresas, por lo generan reciben las facturas en su dirección de correo electrónico (normalmente una accountspayable@company.com) creada específicamente para recibir facturas. Esta dirección de correo electrónico es gestionada por las personas del departamento financiero o administrativo, creada específicamente para recibir facturas. Hay incluso empresas que reciben las facturas o algunas de ellas, aunque parezca mentira, por correo postal. Hay ciertas facturas, que no se reciben, sino que el propio usuario debe conectarse a la web del proveedor y descargarla de manera manual.
2. Hay un equipo si la empresa es grande o una sola persona si es muy pequeña (contable, financiero y equipo de cuentas por pagar) que procede a descargarse esas facturas. A continuación, registran la información manualmente en el software de ERP/Contabilidad una por una perdiendo mucho tiempo, y lo que es peor, en algunos casos cometiendo errores (los procesos manuales tienen mayor probabilidad de errores). Una vez terminan con el registro de los datos relevantes, proceden a archivarla en un repositorio digital, y si no disponen de uno, suelen imprimir y archivarlas.
3. Para evitar posibles fraudes y debido a los requisitos de control interno, las empresas crean procesos de aprobación interna. A medida que una empresa es de mayor tamaño y más sofisticada, estos controles son más robustos. En la mayoría de los casos, el proceso consiste en que algún integrante del equipo financiero prepara cada semana un correo electrónico de aprobación con una lista que muestra las facturas pendientes de pago y las incluye cómo anexo. El receptor de dicho correo electrónico, que suele ostentar un cargo de responsabilidad deber revisarlas y contestar indicando si las aprueba o no. Em empresas de mayor tamaño, el responsable de área o de un departamento, es el que debe aprobar las facturas correspondientes a esa área o departamento, por lo que el proceso se multiplica. E incluso en esos casos, puede no acabar, porque si la factura es de un importe significativo puede requerir una capa de aprobación adicional. Es decir, este proceso puede suponer una cantidad de comunicaciones abrumadora, con cruce ce comunicaciones en las que se pierde el hilo de que está aprobando y pendiente de aprobación por cada responsable. Además, requiere de un empleado encargado de realizar la gestión y el seguimiento de todo este proceso invirtiendo en el mismo muchas horas.
4. Una vez que obtienen todas las aprobaciones pertinentes, hay que realizar el pago al vencimiento de la factura. El tesorero o el contable (en equipos más pequeñas), tiene 2 opciones para realizarlo.
   • Entrar en la interfaz del banco desde la que quiere realizar el pago, y abrir la sección de realizar transferencia. A continuación, buscar y abrir una operación realizada al mismo proveedor al que se tiene que realizar la operación real (así al menos no necesita teclear la información de la cuenta), actualizar el importe, concepto y demás datos relevantes y realizar el pago procediendo a la firma con el doble factor de autenticación. Se trata de un proceso totalmente manual el cual implica un elevado riesgo de que se produzca algún error. Este proceso hay que repetirlo tantas veces cómo pagos haya que realizar.
   • La otra opción disponible consiste en exportar desde el sistema ERP o el sistema soporte que utilice la empresa una lista de los pagos a realizar en un archivo de formato Excel o de texto o XML, normalmente realizado por el contable. Una vez descargado, se procede a cargarlo en la interfaz bancaria y a firmarlo utilizando el doble factor de autenticación. Este proceso de conoce cómo remesa de pagos o pagos en lote. El principal problema de este método de pago es que esta remesa una vez realizada, no mostrará el detalle en la cuenta a nivel transacción transacción, ya que todos los pagos salen como uno solo y esto dificulta la conciliación. Además, en la mayoría de las ocasiones, no permite la obtención de justificantes de pago individualizados lo que puede generar problemas o mayores gestiones a la hora de tener que aportar justificantes de transacciones a diferentes organismos.
5. Por último, una vez realizados los pagos, las empresas suelen enviar correos electrónicos de manera manual a los destinatarios de los fondos sólo para comprobar si los fondos fueron recibidos. Siendo esto de nuevo una tarea muy ineficiente y que consume mucho tiempo.

En un entorno cada vez más competitivo, independientemente del sector de operación, la eficiencia es la clave para preservar los márgenes. Los directores financieros y sus equipos son conscientes de la necesidad de ser más eficientes.

La eficiencia se consigue por medio del ahorro de costes por lo que la decisión se centra en cómo reducirlos. Pero no de cualquier manera, ya que esa reducción no puede afectar a la capacidad de generar ingresos. Por tanto, las maneras más lógicas es automatizar las tareas manuales que consumen el tiempo de docenas, cientos o incluso miles de miembros del personal.

Esta automatización, se puede dar en cualquier proceso y se lleva tiempo realizando. Sin embargo, hay ciertos procesos que se han quedado a la cola de la automatización siendo el principal es el de los procesos financieros y administrativos. Esto hecho, resulta llamativo ya que las exigencias que se les imponen a estos profesionales de las finanzas no hacen más que aumentar, sobre todo a medida que aumentan los volúmenes de las transacciones y se opera en entornos más complejos.

Todavía resulta más sorprendente si se tiene en cuenta que son esos mismos profesionales de las finanzas, los encargados, principalmente el CFO, de aumentar la eficiencia de la empresa para poder cumplir con los objetivos financieros. Por todo ello, se pone de relieve la importancia de automatizar las cuentas por pagar.

Sin embargo, hay cierto recelo a la hora de adoptar soluciones tecnológicas que digitalizan y ayudan a agilizar el trabajo en esa área. Esto se debe principalmente, a que las integraciones de los programas de planificación de recursos empresariales (ERP) se han prolongado tradicionalmente durante años y han implicado contratos de gestión de duración indefinida.

Sin embargo, no se puede seguir obviando una necesidad muy real. Evitar que los empleados de ambos lados de una transacción sigan rellenando formularios, persiguiendo el papeleo y haciendo malabares con los datos contenidos en hojas de Excel para reconciliar transacciones, empleando cientos o miles de horas.

Además, esos procesos consumen una cantidad de tiempo mucho mayor si se tiene en cuenta que una gran cantidad de las facturas contienen algún tipo de error a favor del vendedor o proveedor. Y en muchas ocasiones, las facturas están duplicadas, lo que da una idea de la cantidad de gasto inútil que existe, ocasionando muchas veces que se paguen de manera duplicada. Incluso si se identifica el error una vez abonada, se debe empezar un proceso manual y tedioso de comunicación con el proveedor para recuperar el importe, y realizar los ajustes correspondientes en los sistemas. Lo mismo ocurre, si se realizan abonos por importes incorrectos, y estos errores son mucho más habituales de lo que puede parecer, ya que la alta manualidad del proceso implica un riesgo alto de que se produzca un error manual.

Por eso, resulta imprescindible desde un punto de vista de costes, digitalizar y automatizar las cuentas por pagar y hacer que el proceso sea más programático y proactivo, sobre todo en el caso de empresas con volúmenes de facturas significativos. Es decir, podemos concluir que la importancia de automatizar las cuentas por pagar resulta vital.

Una pregunta muy común o el dilema que puede surgir en torno a la automatización de procesos es, ¿Si automatizo un proceso despido a la persona encargada de realizarlo?

La respuesta es clara, depende de la situación en concreto y del tamaño. Resulta evidente, sobre todo en compañías de gran tamaño que si de automatizan procesos que actualmente son realizados de forma manual por decenas de personas, que al menos parte de esos empleos no serán necesarios.

Sin embargo, hay que tener en cuenta que no siempre será ese el resultado la automatización. Si se automatiza el proceso de cuentas por pagar o parte del mismo, hay que considerar que estas tareas suelen realizarse por personas con cualificación técnica en contabilidad o finanzas. Por tanto, puede aprovecharse esa automatización de forma que se permita a esas personas centrar la atención en tareas más estratégicas y cualificadas.

El proceso de digitalizar y automatizar las cuentas por pagar no es único, ya que hay diferentes soluciones para realizarlo. Sin embargo, a continuación, exponemos un modo que entendemos que se puede realizar.

En primer proceso en el que se pueden realizar modificaciones es en la recepción de facturas. Centralizar la recepción y que todas queden almacenadas en un único lugar es un primer paso. Sin embargo, se puede ir más allá y se puede automatizar la descarga de aquellas facturas que el cliente debe descargarse de manera manual de las páginas web de los proveedores. Hay soluciones tecnológicas que permiten realizar este proceso de manera automática de manera que se descargan de manera automática en el momento en el que se generan. De esta manera, se dispondría de todas las facturas en un único lugar sin emplear nada de tiempo por parte de ningún empleado.

Otro aspecto que la tecnología actual permite automatizar es el registro de las facturas. El punto clave del registro de las facturas en los sistemas contables u ERPs es la extracción de la información contenida en ellas. Actualmente, mediante tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), se puede extraer la información de manera automática. Un paso adicional en la automatización es conseguir que esa información se registre automáticamente en el sistema contable.

Respecto a las aprobaciones, resulta evidente que el mismo se puede profesionalizar organizar y hacerlo mucho más eficiente, utilizando programas especialmente diseñados para esa función. Este tipo de programas permiten establecer flujos de aprobaciones totalmente personalizados y parametrizables en función del importe de la factura, del departamento u otras variables. Permiten conocer el estado de cada factura, sabiendo en todo momento si está aprobada, o en que fase de la aprobación están conociendo en todo momento quien está pendiente de aprobarla. Además, permite que los aprobadores, tengan claro en todo momento que facturas tienen pendientes de aprobar. Además, es pueden establecer recordatorio u alerta automáticas.

Otra área en la que hay mucho margen para la automatización es en la de los pagos. Mediante soluciones de embeded banking, se podrían pagar las facturas de manera automática desde el propio sistema en el que las mismas se encuentran registradas. De esta manera, simplemente seleccionándolas y ordenando el pago de las mismas, se procedería al desembolso de las mismas. Si dicho pago, se registra de una manera automática en el sistema contable, el proceso de pago quedaría automatizado al completo. Además, al tener la misma solución de pagos integrada, se puede incluso notificar al proveedor directamente en cuanto el pago es efectivo.

Snab, es un proveedor de soluciones tecnológicas que permite entre otras, automatizar el proceso de cuentas por pagar. Es una plataforma plug & play,lista para operar con ella desde el momento en el que el usuario se registra, que permite conectar cuentas bancarias y a su ERP rápidamente.

Snab automatiza desde la recepción de las facturas, la extracción de sus datos con tecnología OCR, digitaliza la gestión de aprobaciones de dichas facturas mediante la creación de workflows o flujos de aprobación hasta efectuar el pago de estas en un clic.