Antes de adentrarnos en los principales problemas que los directores financieros, encargados de la tesorería, y el personal contable encuentran en la gestión de tesorería actual, es importante explicar un poco para contextualizar que es la gestión de la tesorería, y en que fase se encuentra actualmente.

A nuestro modo de ver, la gestión de la tesorería nunca estuvo de moda. Esto quizás es posible ya que se asociaba a procesos manuales y tediosos que nadie quería hacer; precisamente derivados de la escasez de innovación tecnológica en este espacio. Los bancos y sistemas de contabilidad ERP, dejaron de lado la gestión de la tesorería, centrándose en otro tipo de funcionalidades y necesidades de los equipos financieros.

Sin embargo, hoy en día esto está cambiando. La pandemia nos obligó a todos a encerrarnos en casa y trabajar en remoto. Esto originó una necesidad inmediata de innovación en el ámbito de los pagos y la tesorería. En Estados Unidos, donde más del 50% de los pagos entre empresas se originaban mediante cheques bancarios en papel, de un día para otro tuvieron que adaptarse a la nueva realidad. En Europa, donde el uso de los cheques es menos frecuente, la digitalización de los pagos entre empresas era también ineficiente, pero algo más avanzada que en Estados Unidos. Sin embargo, las nuevas formas y métodos de pago que han surgido en Estados Unidos hacen que la percepción de los métodos usados en Europa sea aún más obsoleta. Hoy en día en EE. UU., ya es posible hacer pagos de facturas en un clic mediante plataformas externas no bancarias mientras que En Europa todavía no. La evolución del Open Banking está obligando a Europa a abrirse, sin embargo, todavía queda mucho camino por recorrer.

Lo que está claro es que la gestión de tesorería, la gestión de pagos y cobros, necesitan una revolución clara de innovación, que lleve al sector a donde le corresponde, y lo saque de la edad media, que es donde se encuentra todavía en el año 2022.

La tesorería hace referencia a la gestión diaria del dinero. Este concepto se utiliza más comúnmente en el ámbito empresarial y en el ámbito de las finanzas de los Estados. Así, el departamento de gestión del dinero de Estados Unidos se llama “US Department of Treasury”, el departamento de Tesorería de los Estados Unidos.

En el ámbito empresarial, el concepto de gestión de tesorería corresponde principalmente a los equipos de finanzas que se encargan de gestionar las entradas, salidas y balances existentes de caja. Es decir, los cobros, los pagos y el saldo de los bancos existente. Además, estas labores que podrían definirse como las básicas, se pueden ampliar a conceptos más complejos y sofisticados como la gestión de deuda, obtención de nuevas fuentes de financiación, gestión de riesgos de crédito, de tipos de interés o de tipos de cambio. Este conjunto de funciones, dependerán del tipo y el tamaño de la empresa, ya que no es lo mismo la gestión de la tesorería de un banco, que la gestión de tesorería de una tienda. Tanto el tamaño como la complejidad de esta, varía mucho de un negocio a otro.

Como decíamos, el departamento de tesorería y finanzas de las pequeñas y medianas empresas incluso de las grandes empresas se encuentra con grandes problemas de digitalización. Estos departamentos actualmente se encuentran anclados en el pasado, y es por ello por lo que sus equipos financieros destinan muchos recursos a tareas manuales, tediosas e ineficientes, que en definitiva hacen mucho daño a la moral del personal de finanzas de las empresas. De mejorar todos estos procesos, los equipos financieros podrían dedicar mucho más tiempo a analizar y entender mejor las tendencias de la empresa que a cerrar la contabilidad del mes y a efectuar tareas de poco valor añadido.

Sí es cierto, que los problemas de las pequeñas y medianas empresas son diferentes a los problemas de las grandes empresas. Las grandes empresas cotizadas generalmente tienen plataformas de tesorería, nicho donde sí que existen este tipo de plataformas. Sin embargo, su implementación en este tipo de empresa cuesta millones de euros, y su suscripción, también. Es cierto que, a pesar de que existen, su tecnología es todavía antigua e incluso diríamos que también está obsoleta. Soluciona parcialmente los problemas de tesorería, pero con conexiones e integraciones echadas a la antigua. En el ámbito de las pequeñas y medianas empresas, la situación es bien distinta. Hoy en día ni si quiera existe todavía plataformas de tesorería.

Mas allá de estos problemas estructurales que mencionamos anteriormente, a continuación, procederemos a comentar algunos de los problemas que se encuentran los tesoreros y el personal de finanzas en su día a día a la hora de gestionar diariamente la tesorería de sus empresas.

La mayoría de las empresas de hoy en día, sobre todo a medida que van creciendo, disponen de más de una cuenta bancaria en distintas instituciones financieras. Esto supone un gran problema operacional para las empresas por varios motivos. En primer lugar, tienen que acceder todas las semanas a varias interfaces bancarias, lo que implica tener varias cuentas y credenciales de usuario, y no tener una visión consolidada de sus finanzas. Por otro lado, una de las tareas típicas de los encargados de contabilidad es reconciliar los movimientos y extraer los movimientos bancarios de cada mes. Lo que implica entrar en cada una de las cuentas de banco y descargar los ficheros correspondientes uno tras otro. Además, como cada banco es diferente a los demás, esto hace que cada uno tenga que aprender cómo funciona cada banco, y cabe decir aquí que, además, no son lo más intuitivos.

Uno de los grandes problemas del proceso salidas de caja, es decir, del proceso de pago de facturas, es que existe un documento de por medio, que es la factura. A diferencia de los pagos Peer to Peer (P2P) o entre particulares, donde simplemente hay que conectar dos partes para el pago. En el lado de las empresas, existe la factura de por medio, que ralentiza el proceso de pago, ya que hay que revisarla, registrarla en los sistemas contables, aprobarla etc.

Hoy en día es muy típico que las empresas tengan una dirección de correo llamada contabilidad@empresa.com donde reciben las facturas de los proveedores. Sin embargo, el proceso no acaba aquí, sino que este es el paso número 1. Después hay que descargar la factura del email, guardarla, abrirla y extraer la información bien a un Excel o bien al sistema contable. Todo de forma manual. Un proceso largo, tedioso e ineficiente que hacer a los financieros perder mucho tiempo en este proceso, que además añade por valor añadido. Además, hay que resaltar, que como el proceso es totalmente manual, se corre un gran riesgo de que la información se extraiga con errores. Lo que puede conllevar a hacer pagos incorrectos a proveedores a los que no correspondía, o por cantidades por error, o incluso llegar a hacer pagos duplicados a un proveedor, ya que tampoco existen sistemas de verificación.

Hoy en día, sorprende cómo hacer un pago en las interfaces bancarias es un proceso tan anticuado. De hecho, no existe el concepto de pagos de facturas o de pagos de nóminas. Las interfaces bancarias simplemente emiten transferencias, sin importar quién es ni el emisor ni el receptor. Lo único que los une es un código arcaico. Además, a la hora de hacer transferencias desde los bancos, existen dos formas principales. En primer lugar, y la más ineficiente, es la vía más común. Muchas empresas van a su sección de transferencias anteriores, y abren una transferencia emitida, y proceden a actualizar la fecha del pago, la cantidad, la referencia, el concepto, etc. Obviamente, este proceso es totalmente manual y tiene un gran riesgo, y si además te toca hacer 100 pagos de facturas, este proceso puede ser totalmente ineficiente y tedioso.

La otra vía común, es mediante la importación de un fichero XML al banco. Es muy típico, sobre todo para las empresas que son más grandes y cuentan con un sistema contable o ERP, el exportar un fichero de pagos que suben a su banco, o a los múltiples bancos desde los cuales quieren hacer el pago, y una vez subido, al día o dos es ejecutado. En el caso de las empresas pequeñas, es bastante común también este tipo de fichero, pero en vez de exportarse del ERP, este suele ser enviado por la gestoría o el asesor contable. Cabe destacar que esto suele ser el caso de las nóminas, ya que, normalmente, el gestor no decide sobre los pagos de la empresa.

Uno de los principales problemas de los bancos de hoy en día es que están totalmente desconectados. Con esto queremos decir que son sistemas totalmente aislados, y que no se comunican con ni otro sistema como, por ejemplo, los sistemas contables o los softwares de recursos humanos. La forma más sencilla de ver esta desconexión es simplemente analizar como consiguen hoy en día estos sistemas conectarse; mediante ficheros XML o Excel. Es decir, un fichero de remesa de pago de transferencias o un fichero de remesa de pagos de nóminas. Esa es la forma en la que se “conectan” esos sistemas hoy en día. Para nosotros eso no es conectarse. Las consecuencias que tiene todo esto es que una transferencia que hagas en el banco, después tienes que ir al sistema contable y marcarla como pagada o dejarla registrada de nuevo. Lo mismo pasa con cualquier tipo de transacción que ocurre en el banco. Luego se debe ir al sistema correspondiente y reflejarla de nuevo. Es por ello por lo que como decíamos, para nosotros la desconexión entre bancos y sistemas es uno de los mayores problemas que nos encontramos en el mundo financiero actual, y que afecta gravemente a las empresas teniendo que duplicar tareas.

Finalmente, otro de los problemas recurrentes de la gestión de tesorería, es la falta de previsión. En este sentido, los bancos proporcionan generalmente poca visibilidad futura de las entradas y salidas de caja porque no cuentan con dicha información dentro del sistema. Aquí, por tanto, nos encontramos con un par de casos. En primer lugar, el de aquellas pequeñas empresas que delegan la contabilidad a una gestoría o asesor externo. Estos, por tanto, ya que ni siquiera gestionan el software de contabilidad, no tienen ninguna información para la previsión. Por tanto, actualmente están desatendidos. Por otro lado, las empresas medianas y grandes que tienen sistemas contables o ERP tampoco tienen ese grado de visibilidad, porque normalmente estas herramientas se han centrado más en la función de contabilidad, y no tanto en la función de reporting financiero. Es por ello, que todos los departamentos financieros se encuentran desatendidos en esta área. Además, los sistemas contables sirven para proporcionar informes estáticos y pasados, y no tienen la capacidad de proporcionar informes futuros, como lo es la previsión de tesorería.

Para contrarrestar esto, lo que ocurre típicamente es que alguien en el equipo financiero lleva en paralelo un fichero Excel con todos los futuros pagos listados, y monitorean así los futuros pagos pendientes. Algunos de ellos producen previsiones de tesorería en forma de grafico o flujo de caja, pero como podemos imaginar, esto es muy tedioso y para que el resultado sea bueno hace falta que, en el equipo, alguien sea muy bueno y detallado operando en Microsoft Excel.

Snab es una plataforma en la nube de tesorería pionera en Europa, que ayuda precisamente en todas y cada una de las funciones y tareas relativas al cash management y gestión de tesorería y que precisamente, soluciona todos los 5 problemas que comentábamos a los que se enfrentan hoy en día los equipos financieros. Snab actúa en primer lugar como agregador bancario, permitiendo a las empresas acceder con independencia absoluta a todas sus cuentas bancarias en distintos bancos y en distintos países. En segundo lugar, Snab sirve como herramienta de recepción de facturas, escaneo, y registro automático de las mismas. Además, Snab sirve como herramienta de gestión de pagos y cobros, otorgando un control y visibilidad total a las funciones de cuentas por pagar y por cobrar, ya que la herramienta te permite pagar y cobrar en un clic. Snab no solo te muestra alertas y te ayuda a monitorear el estado de los pagos y los cobros, si no que tambien te genera previsiones de tesorería en tiempo real, basados en información tanto histórica como futura. Por último, Snab se sincroniza con los principales ERPs del mercado, lo que hace que se acabe con la desconexión entre sistemas que mencionábamos anteriormente.