El proceso de pago a proveedores hoy en día está totalmente obsoleto, y es por ello precisamente por lo que nació Snab. Este proceso no está roto en ciertos lugares del mundo en particular, sino que es un problema habitual y a nivel global. Es cierto, que la innovación en este ámbito de pago a proveedores o pagos entre compañías o B2B se reinició hace 4 o 5 años en Estados Unidos, y poco a poco esta innovación está llegando a otras regiones del mundo. La problemática en este sector viene principalmente derivada de que la mayoría de los bancos han dejado la banca para empresas en un segundo plano, enfocando la mayoría de sus recursos en innovar en el lado del consumidor final o B2C.

Como decíamos en la sección introductoria, el proceso de cuentas por pagar está totalmente fracturado en casi todas las empresas con las que hablamos. Esta roto porque cualquier persona que haga un pago a proveedores se dará cuenta que pagar una factura le lleva 5 o 10 minutos. Además, la sensación es que en caso de que la empresa tenga tamaño suficiente para disponer a su vez de un software de contabilidad o ERP, tanto el ERP como el banco estarán totalmente desconectados. Y la única conexión existente será un fichero de exportación Excel en formatos xml o csv. Algo que no se puede considerar conexión hoy en día en el sentido literal de la palabra.

Actualmente, el proceso de pago a proveedores contiene varios pasos que describiremos a continuación y resulta muy tedioso.

• El cliente proporciona al proveedor un correo electrónico de finanzas o administración de la empresa
• El proveedor envía la factura por correo electrónico a la dirección acordada
• El cliente recibe la factura y extrae su información manualmente en un Excel o la inserta en el software de contabilidad
• Alguien en el equipo prepara un email cada semana o cada dos y solicita las aprobaciones necesarias
• La persona encargada de pagar las facturas revisa el Excel de facturas pendientes de pago para revisar vencimientos
• La persona encargada de hacer el pago exportará un fichero XML del software de contabilidad y lo cargará en el banco para realizar una remesa de pagos
• En caso de no tener software de contabilidad, la persona encargada del pago a proveedores acudirá a la interfaz del banco y realizará una transferencia bancaria de forma manual
• Finalmente procederá a la firma de la transferencia, y enviará un email a los pocos días para confirmar el pago satisfactorio de la factura

Como podéis ver en el proceso listado anteriormente, el pago de una factura está compuesto prácticamente por aproximadamente 5 pasos. Todos y cada uno de ellos totalmente manuales, tediosos e ineficientes. Las empresas de hoy en día dedican cientos de horas a este proceso, simplemente por el hecho de que carecen de la digitalización necesaria para poder automatizar estos procesos. Además, hasta hace poco, no existían las herramientas adecuadas para automatizar el proceso de pago a proveedores. Los softwares de contabilidad se quedan en la parte superficial de la gestión de pagos y cobros, proveedores y clientes, y banca. Por no decir, que ninguno ha evolucionado nada estas secciones desde hace muchos años.

Los principales problemas que detectamos de todo este proceso son los siguientes:

• Procesos totalmente manuales y escasez de digitalización
• Muchos errores derivados del proceso manual
• Empleados insatisfechos al hacer trabajo manual
• Horas no dedicadas a tareas de alto valor añadido
• Poca visibilidad y control de los pagos
• Retrasos en el pago a proveedores creando mala relación con los proveedores

Tener una gestión eficiente de proveedores es una tarea muy importante hoy en día, ya que como empresa el objetivo es destinar los recursos a crear valor y dedicar la menor cantidad de recursos a tareas manuales que no generan valor añadido. El personal de finanzas podría estar dedicando tiempo a preparar informes de liquidez, de tesorería, proyecciones y escenarios, en vez de estar registrando información de forma manual o mandando correos electrónicos de aprobaciones, o preparando manualmente transferencias bancarias. Además, tener contento al equipo de finanzas elevará la retención de talento.

• Conectividad a bancos: Este tipo de programas permite conectar a los bancos y cuentas existentes desde un solo lugar centralizando totalmente la gestión
• Cash management o gestión de caja: Este tipo de softwares permiten tener una visibilidad de los movimientos de caja de distintos bancos, y facilitar su seguimiento mediante alertas.
• Realización de pagos y cobros: Esta funcionalidad es muy novedosa ya que Snab es la única que facilita este servicio. Snab permite realizar pagos desde Snab sin la necesidad de salir de la plataforma.
• Gestión de divisas: Las plataformas de tesorería al conectar los múltiples bancos y cuentas bancarias, permiten tener una visión integrada de los bancos y de las distintas divisas en las que opera una empresa.
• Previsiones de flujo de caja o tesorería: Este tipo de herramientas te permite tener una visión y previsión de los futuros movimientos de caja, entradas y salidas, balances etc.

Ahora bien, ¿qué métodos existen hoy en día para pagar a los proveedores? Como hemos descrito anteriormente, el proceso consta de varios pasos. Pero ahora, ¿cómo se ejecutan los pagos, o que formas existen hoy en día para ejecutarlos?

Cheque:

Anteriormente era más común el pago entre empresas mediante cheque. Sin embargo, en Europa cada vez es menos común. En Estados Unidos, sin embargo, alrededor del 50% de los pagos entre empresas todavía ocurren por medio de los cheques bancarios, tanto físicos como electrónicos. En ambos casos, los cheques pueden tardar varias semanas incluso un mes hasta que los fondos son recibidos por el receptor del cheque. Un sistema totalmente ineficiente que incluso en ocasiones puede generar problemas de caja si uno se olvida de que hay un cheque en tránsito que será cobrado unas semanas después.

Transferencias de crédito o Transferencias bancarias:

Las transferencias bancarias, o “credit transfers” en inglés, son el método de pago más común. Es la transferencia habitual que realizas en la interfaz bancaria cuando quieres hacer una o varias transferencias, bien para pago de facturas, para mover dinero entre cuentas, o pagar la nómina a tus empleados.

Las transferencias bancarias implican un proceso totalmente manual. Dentro de las transferencias bancarias, conviene distinguir dos métodos distintos de pago:

Transferencia manual en la interfaz bancaria:

Es decir, tienes que acceder a la interfaz bancaria, ingresar tus datos, ir al apartado de transferencias bancarias, abrir una factura por ejemplo en una pantalla paralela, insertar la información del banco receptor, el número de cuenta, el importe de la factura a pagar, la fecha etc. Tras insertar todos estos campos, se procede a firmar el pago. El riesgo de cometer un error es muy alto, y además corres el riesgo en confundirte en la cuenta bancaria, en la cantidad, en la divisa etc. El problema derivado de cometer un error es incluso peor, ya que cancelar una transferencia emitida por error puede llevar varios días e incluso en ocasiones no hay manera de revertirla.

Domiciliación Bancaria o “Debit Transfers”:

La domiciliación bancaria, o “debit transfer”, como se conoce habitualmente en inglés, es un método de pago muy común en Europa, y especialmente en España. Son muchas las empresas que autorizan a sus proveedores y firman un permiso de domiciliación que permite al proveedor de forma periódica, instruir una orden de pago en favor del proveedor. El banco, por tanto, automáticamente, cada mes, por ejemplo, retirará la cantidad indicada por el proveedor de la cuenta bancaria del cliente. Este mecanismo, que es muy utilizado por las pequeñas y medianas empresas y deriva realmente de la problemática de hacer pagos. Por comodidad, ha sido un método que han adoptado muchas empresas y que realmente no tiene mucho sentido. No tiene mucho sentido autorizar a alguien a que retire dinero de tu cuenta cuando, por ejemplo, imaginemos el caso en que el servicio está mal prestado, o la mercancía ha llegado en mal estado. No tiene sentido alguno autorizar a alguien que saque dinero de nuestra cuenta. La labor del equipo financiero es velar por la tesorería de la empresa, y autorizar a personas externas a retirar dinero del banco automáticamente y sin permiso renovado no tiene sentido alguno. La comodidad ha hecho que este sea un método utilizado pero lo lógico sería tener un control exhaustivo de todos los pagos de una empresa.

Efectivo:

Uno de los métodos principales para efectuar pagos es el dinero en efectivo. Sin embargo, cada vez es menos común este método para el pago entre empresas. Es un método de cobro común, aunque cada vez menos, para aquellas empresas que venden a las personas físicas, como por ejemplo restaurantes o tiendas.

Snab es un proveedor de soluciones tecnológicas que a través de un pionero software en la nube, permite entre otras, automatizar el proceso completo de cuentas por pagar y pago a proveedores. Es una plataforma “plug & play” que permite a las empresas pagar a sus proveedores en pocos clics, recuperando el control total del proceso de cuentas por pagar y de pago a proveedores. Además, la plataforma proporciona la información adecuada y necesaria sobre tesorería en el momento del pago, facilitando así la toma de decisiones a la hora de hacer los pagos a proveedores.

Snab automatiza desde la recepción de las facturas, la extracción de sus datos con tecnología de scanner OCR, digitaliza la gestión de aprobaciones de dichas facturas mediante la creación de “workflows” o flujos de aprobación, y permite finalmente efectuar el pago de estas en un clic, sin tener que salir de la plataforma.