¿Qué es OCR? Si eres una persona que se dedica al área financiera de una empresa o a la gestión de documentos, probablemente te suenen las siglas OCR. Si te estas adentrando en estos mundos ahora, probablemente se te haya pasado por la cabeza buscar que es OCR, al haber aparecido estas siglas después de tratar de encontrar formas de digitalizar o escanear documentos automáticamente.

Si eres de esas personas que busca algún software de tecnología OCR, sigue leyendo, porque en este artículo de explicaremos que es OCR, en primer lugar, y te describiremos como la plataforma Snab hace uso de esta tecnología para digitalizar las facturas y como se apoya en ella a la hora de facilitar el proceso de pagos de facturas para las empresas.

¿Quieres saber que es OCR? Pues sigue leyendo, este artículo es para ti.

OCR es una abreviatura que proviene del inglés,  “Optical character recognition” o el equivalente a “reconocimiento óptico de caracteres” en español. Por tanto, ¿qué es OCR? Una tecnología que sirve para reconocer digitalmente caracteres de un documento. Esta tecnología ha sido muy pionera y tiene múltiples usos en el área de gestión documental, y tambien en el área financiera, donde se utiliza mucho para el escaneo de facturas, tickets y otros documentos financieros.

La tecnología OCR es una tecnología cada vez más usada por un gran número de empresas y en un amplio número de sectores. De hecho, cada vez hay más empresas que se dedican a crear tecnología OCR y además esta tecnología está avanzando mucho a medida que se van desarrollando nuevas técnicas.

Anteriormente, muchas empresas usaban el típico escáner que traía las impresoras para digitalizar documentos. Es decir, se recibían facturas o documentos en papel, se pasaban por el escáner de la impresora y de esta forma se digitalizaban los documentos parcialmente. Sin embargo, esto no era suficiente, surgía la necesidad de poder extraer esa información automáticamente sin que nadie tuviera que escribir manualmente la información de esos documentos en otro. Es de ahí de donde nace esta tecnología.

Los campos principales donde podemos ver el uso extendido de esta tecnología es el mundo de legal o de los contratos, en el novedoso mundo de la inteligencia artificial, y por último, en el mundo de las finanzas especialmente en el ámbito de las facturas.

En el primero de ellos, existe una gran problemática a la hora de digitalizar y extraer la información de los contratos. Imagínese antiguos contratos, o largos escritos legales en papel que es importante digitalizar para extraer la información. Para poner un ejemplo, se podría crear una base de datos a raíz de estos contratos con la fecha de los mismos, la referencia, las partes implicadas, clausulas más importantes o precio entre otras. Estas tareas de digitalización suelen ser requeridas por consultoras, despachos de abogados, gestorías etc.

En segundo lugar, el ámbito de la inteligencia artificial, que se podría definir como el creador de esta tecnología, ya que su utilidad es infinita, y más a partir de ahora con el auge de la pionera tecnología ChatTPG. Esta tecnología es tan poderosa que sus aplicaciones son infinitas. Esta tecnología podría generar un buscador similar al de Google o Yahoo pero con información de documentos. Tras escanear millones de documentos, podría generar contenido, podría redactar guías, libros. Todo de forma espontánea, y a raíz de un escaneo de documentos.

Por el otro lado, tenemos el caso del ámbito financiero y la aplicación del OCR para digitalizar documentos. Este es el caso que más nos interesa, es por ello que le dedicaremos más tiempo y lo analizaremos en mayor nivel de profundidad.

Si eres parte de un equipo financiero y todavía no sabes que es OCR y como te puede ayudar, sigue leyendo la siguiente sección.

La tecnología OCR es muy poderosa en el ámbito financiero ya que todavía existe un proceso muy tedioso de cuentas por pagar, al ser este prácticamente manual en cada una de sus fases. Tener una buena plataforma permite a la empresa digitalizar el ciclo completo de cuentas por pagar extrayendo datos automáticos y removiendo todas las tareas manuales que existen en el proceso.

Permite crear nuevas cuentas por pagar en segundos. Recibe fácilmente nuevas facturas y crea la correspondiente cuenta por pagar simplemente recibiendo facturas en el buzón de correo integrado o cargándolas a la plataforma.

Extracción de datos automatizada. Las nuevas facturas o cuentas por pagar creadas o recibidas en el buzón de correo se completarán automáticamente mediante la tecnología OCR, extrayendo la información relevante como por ejemplo la información del proveedor, los campos principales de la factura o la información bancaria. Esto permite extraer datos en aproximadamente 2 segundos, cuando una extracción manual puede llevar minutos.

Aumenta la eficiencia en el proceso de pagos y cuentas por pagar. Reduce el tiempo dedicado a extraer y registrar facturas manualmente con la información de la factura extraída automáticamente como describíamos en el punto anterior.

Gestión de proveedores. La información que se extrae del proveedor se compara con su lista de proveedores ya creada en el sistema.

Archivos adjuntos divididos para pagos masivos. Capacidad de crear un pago por cada archivo adjunto cuando se reenvían varios archivos en un solo correo electrónico.

• Cuentas por pagar:

Como decíamos antes, el principal beneficiado de esta tecnología suele estar en el equipo de cuentas por pagar. Esta persona se encarga de recibir las facturas en un email genérico de la plataforma, y revisarlas. Una vez revisadas es tambien muy común que extraigan la información de las facturas a un Excel y creen un listado con las facturas pendientes de pago en el sistema. De esta manera, el OCR podría evitar esta creación manual del Excel.

• Contabilidad:

La tecnología OCR apoya tambien mucho y de forma muy similar a los equipos de contabilidad. Tanto en equipos pequeños como en equipos mas grandes, ya que la información de la factura hay que contabilizarla en el sistema contable. Es por ello por lo que en la mayoría de las empresas al ser este, un proceso de extracción manual todavía, los equipos contables pierden mucho tiempo en el registro de las facturas. En consecuencia, la tecnología OCR es un fiel amigo de los equipos contables.

• Tesorería:

En tesorería la ayuda del OCR no es tan directa, pero de forma indirecta y es de vital importancia. Diría que es casi mas importante el impacto de eso aquí. Para evitar pagos erróneos, y el dolor de cabeza que supone arreglar un problema como este, un buen OCR es de vital importancia. Equivocarse en un pago puede tener unas consecuencias muy negativas para la empresa. Puede suponer una pérdida de relación con el proveedor, además de todas las horas que conlleva arreglar el error. Desde contactar al banco, buscar la transferencia, deshacer el pago, o volver a hacer otro pago para compensar la diferencia entre otros. El coste de hacer un pago equivocadamente es infinito y por tanto un buen OCR puede solucionar el problema.

• Dirección financiera:

En la dirección financiera tener un buen OCR puede suponer un gran alivio. El director o la directora financiera tiene que velar por la profesionalidad de su equipo, y por la calidad de su trabajo. Un buen OCR puede ayudar a que estos trabajen de forma mas feliz, sean mas productivos, y cometan menos errores.

Hoy en día una empresa que todavía trabaja sin OCR es un lugar poco atractivo para trabajar, y por tanto los futuros profesionales financieros optaran por otras empresas antes de aceptar una oferta de trabajo, o cambiaran de empresa antes en el caso de estar sufriendo en el día a día.

Esperemos que este articulo te haya ayudado para saber que es OCR, y que tengas claro cómo se usa, para que, quien, y cuáles son sus ventajas.

Snab es una plataforma en la nube de gestión de cuentas por pagar y tesorería que a través de un pionero software automatiza el ciclo completo de un pago de principio a fin.

Snab automatiza desde la recepción de las facturas mediante un buzón de correo integrado, la extracción de sus datos con tecnología de escáner OCR, digitaliza la gestión de aprobaciones de dichas facturas mediante la creación de flujos de aprobación, y permite finalmente efectuar el pago de estas en un clic, sin tener que salir de la plataforma. Además, los pagos quedan automáticamente conciliados por que la plataforma paga facturas, en vez de hacer transferencias totalmente desconectadas.