Seguro que has escuchado muchas veces la palabra ERP, sobre todo si trabajas en una empresa ya sea en un departamento financiero, de ventas, administrativo en un almacén o en muchos otros lugares. Sin embargo, es posible que no sepas qué es un ERP o para que sirve, cuál es su significado o tengas muchas otras preguntas al respecto, cómo por ejemplo cómo un ERP puede ayudar a tu organización. Si no sabes bien que es un ERP o quieres profundizar en el concepto de qué es un ERP, sigue leyendo, ya que en este artículo contaremos qué es un ERP, para qué sirve, que tipos de ERP existen actualmente en el mercado y mucho más al sobre este tema.

¿Qué es un ERP? El concepto ERP puede resultar bastante confuso ya que no hay un único concepto o modelo de ERP con una única función y por ello muchas personas se hace la pregunta de qué es un ERP. Proviene de las siglas en inglés “Enterprise Resource Planning”, lo que se suele traducir al castellano cómo sistema de planificación de recursos empresariales. En la década de los 90, nació el concepto de ERP tal y cómo lo conocemos actualmente, momento en que se atribuye a la consultora Gartner utilizar dicho término con fines comerciales para definir los nuevos programas de planificación empresarial que llegaban al mercado con un alcance mucho mayor a los programas existente en el momento enfocados únicamente en la fabricación y las finanzas.

Un ERP es una aplicación que contiene una base de datos centralizada que recopila información de diferentes departamentos o procesos de negocio mediante la conexión de esta base de datos central a la información contenida en los módulos o aplicaciones concretas de cada área de negocio. Un ERP está compuesto de varios módulos y conecta dichos módulos (contabilidad, inventarios, ventas, marketing, compras…) teniendo cada uno de ellos una funcionalidad específica. De esta manera se recopila la información en una base de datos central para otorgar a los gerentes y empleados visibilidad entre departamentos mejorando la calidad del dato y eliminando los conflictos que se generan cuando existen diferentes fuentes de datos. Es un programa o software que permite a las empresas controlar algunos, muchos o prácticamente todos los flujos de información que se generan en los ámbitos de una organización.

En definitiva, un ERP ayuda a gestionar un negocio o partes de un negocio como las finanzas, los inventarios, la contabilidad, las compras, las ventas y mucho más. Es decir, es un sistema que ayuda a gestionar diferentes procesos de una empresa en un único sistema integrado.

Existen dos enfoques principales a la hora de montar, construir o implantar un ERP en un negocio o en una empresa o grupo empresarial.

La primera opción es la de comprar o implantar softwares de diferentes proveedores para cada uno de los procesos, negocios o áreas de la empresa, cada uno de ellos con una función específica. Un ejemplo de esta opción sería tener un sistema de contabilidad contratado con un proveedor, un programa de ventas con un proveedor diferente y otro sistema para el inventario del almacén con un tercer proveedor. Estos sistemas son posteriormente integrados (conectados) en una base de datos central (ERP) desde la que se explota toda la información.

La segunda opción, es comprar todos programas utilizados en la gestión de los diferentes procesos de la empresa o de las diferentes áreas de la empresa a un mismo proveedor, siendo estos módulos de la base de datos central (ERP). Es decir, continuando con el ejemplo anterior consistiría en contratar la base de datos central (ERP) a un proveedor, y con ese mismo proveedor, contratar los módulos específicos de contabilidad, ventas e inventario de almacén.

La primera opción, es más compleja ya que suele requerir de integraciones, en muchas ocasiones complejas, debido a que los diferentes sistemas no suelen estar diseñados para trabajar de una manera conectada. En cambio, la segunda opción suele ser más simple ya que una plataforma unificada, ofrece integraciones simples entre módulos ya diseñadas desde el principio para estar conectadas y una interfaz de usuario común para los usuarios por lo que la implementación suele ser más sencilla. Sin embargo, cabe mencionar, que no todos los módulos ofrecidos por un proveedor de ERP son siempre los mejores programas para un área o para un proceso de negocio concreto teniendo en cuenta las particularidades del negocio o proceso y por ellos algunas organizaciones prefieren contratar módulos específicos con diferentes proveedores y posteriormente integrarlos en el ERP.

Actualmente, existe una gran variedad de módulos de ERP dando cada uno de ellos soporte a procesos de negocio específicos y proporcionando a los empleados de dichos departamentos en cuestión las transacciones y la información necesaria para la realización de su trabajo. Cómo hemos comentado previamente, estos módulos van mucho más allá de las finanzas y otras funciones fundamentales como la gestión de la cadena de suministro y la comunicación con el cliente. Cada módulo se conecta al sistema de ERP, que ofrece una única fuente de verdad y datos precisos y compartidos entre los departamentos. Los módulos de ERP más comunes son los siguientes:

Los módulos de compras, también denominados de abastecimiento y compras, se encargan de registrar y proporcionar toda la información relacionada con el proceso de adquisición por parte de una empresa de los materiales o de los servicios necesarios para fabricar sus productos u prestar sus servicios. Estos módulos centralizan las compras en una única plataforma, guían e incluso pueden llegar a automatizar este proceso. Entre sus funcionalidades, se suelen incluir, la solicitud de ofertas de proveedores, el registro de los contratos, las aprobaciones necesarias para las compras en caso de ser necesarias, las órdenes de compra etc.

Un módulo de ventas más conocido cómo CRM por sus siglas en inglés, en castellano denominado programa de gestión de relaciones con clientes se encarga del seguimiento y registro de todas las relaciones e interacciones con clientes potenciales (prospectos) y clientes. Realiza un seguimiento de todas las comunicaciones con los clientes, ayuda con la gestión de clientes potenciales y puede mejorar el servicio al cliente y aumentar las ventas. Adicionalmente, suelen incluir entre sus funcionalidades la gestión de pedidos, contratos, facturación, gestión del rendimiento de ventas, y soporte para la fuerza de ventas.

Los módulos de marketing actualmente están muy enfocados en el marketing digital (correo electrónico, web, redes sociales) y permite a las empresas optimizar y personalizar sus mensajes a los clientes o a los clientes potenciales y realizar un seguimiento y registro de todos los eventos realizados en este ámbito. Suelen consistir en herramientas de automatización de marketing y sirven para aumentar los clientes potenciales, las ventas y la lealtad del cliente. En muchas ocasiones, el módulo de Marketing se encuentra integrado dentro del módulo de ventas / Gestión de relaciones con clientes (CRM).

Los módulos de finanzas y contabilidad suelen ser el módulo principal o módulo base y de mayor importancia en los sistemas de ERP. Es el módulo encargado de administrar los libros contables (libro mayore y diarios) y todos los datos financieros de la organización. Esto módulo es el encargado de realizar el seguimiento y registro de todas las transacciones, incluyendo las cuentas por pagar (AP) y las cuentas por cobrar (AR), y maneja las conciliaciones y los informes financieros. Adicionalmente, están parametrizados para cumplir con los estándares contables aplicables a cada negocio en función de su tipología, respetando los principios de devengo y los diferentes principios contables aplicables. Adicionalmente, la mayoría de los módulos de finanzas son capaces de generar estados financieros para un periodo concreto y generar reportes financieros.

Los módulos de Recursos Humanos tienen varias denominaciones, siendo los más habituales a de módulo de gestión de recursos humanos (HRM por sus siglas en ingles), módulo de gestión de capital humano (HCM por sus siglas en inglés) o módulo de gestión de fuerza laboral (WFM por sus siglas en inglés). Entre sus funcionalidades principales se encuentra mantener registros horarios de las horas trabajadas, vacaciones disponibles, enfermedades y bajas. Además, suelen ofrecer funcionalidades de gestión de nóminas, gestión de las evaluaciones del desempeño del personal, datos demográficos e incluso soporte a procesos de contratación.

Los módulos de fabricación son utilizados por empresas con procesos de fabricación complejos. Su función principal es dar soporte y simplificar el proceso de fabricación, coordinando todos los pasos necesarios en la fabricación, además de dar información de todo el proceso en tiempo real de modo que se pueda ajustar la producción a la demanda en todo momento. Entre sus funcionalidades se suelen incluir la planificación de materias primas y recursos necesarios para la fabricación, monitoreo de la fabricación y gestión de la calidad.

Los módulos de gestión de logística o de gestión de la cadena de suministro o también denominadas de gestión de inventarios (a veces módulos independientes) se encargan de registrar en todo momento el movimiento de las materias primas en todo momento y los niveles de inventarios. Sus funcionalidades principales incluyen el registro de la información relacionada con las actividades del almacén, como la recepción, selección, embalaje y envío de materiales, mantener la información de los niveles de inventario en todo momento y métricas claves relacionadas con el inventario. Adicionalmente, se incluyen herramientas de gestión del transporte y logística. Con estos módulos se aumenta la visibilidad en la cadena de suministro y se pueden producir ahorros de tiempos y costos en los almacenes al poderse identificar formas más eficientes de ejecutar estas tareas.

Estos módulos son empleados habitualmente por empresas de servicios o que por alguna razón deben interactuar con los clientes por ejemplo en la resolución de incidencias. Suelen incluir información del estado del servicio, cómo el servicio a realizar, estado del servicio, reparación necesaria, e incluso analíticas de esa información con la que los representantes de ventas o técnicos asignados pueden realizar el servicio de una manera más eficiente y rápida teniendo un control de los servicios prestados en curso o a prestar en todo momento.

Los módulos de gestión de activos empresariales (EAM) por sus siglas en inglés, son utilizados por empresas con muchos activos inmovilizados, o que realizan un uso intensivo de los mismos. Incluyen funcionalidades de mantenimiento, uso y amortización, planificación de actividades sobre los mismos, seguridad etc. Gracias a la información que se obtiene se puede incrementar la eficiencia de estos, minimizando los periodos de inactividad o planificándolos de la manera óptima.

Los módulos de I+D e ingeniería, apoyan la función de diseño y desarrollo de productos, y también facilitan la gestión del ciclo de vida de los productos, registrando toda la información relacionada en todo momento.

Hay diferentes maneras de implementar un ERP actualmente, y dependerá de la organización y de sus necesidades el tipo de implementación más adecuado siendo las maneras más habituales, en una nube pública o privada, on-premise o en diferentes escenarios híbridos que combinen entornos. A continuación, resumiremos cómo funciona cada método y las diferencias clave entre ellos.

Un ERP en la nube, se ejecuta en servidores remotos, es decir, el software funciona en el servidor (nube) de un proveedor. El mantenimiento del servidor se realiza por el proveedor. El acceso por parte de los usuarios a un ERP en la nube suele realizarse a través de un navegador web, lo que les permite una mayor flexibilidad, ya que solo necesitan de conexión a internet para acceder al ERP y a toda la información contenida en el mismo.

Se trata del modelo tradicional en la que el ERP se aloja en los servidores locales de la propia empresa. La empresa posee todo el control, pero es responsable de la seguridad, el mantenimiento, las actualizaciones y otras correcciones. El mantenimiento requiere personal “IT” interno con experiencia. Durante muchos años, el ERP local fue la única opción, pero este modelo de implementación ha disminuido en los últimos años cómo consecuencia de la aparición de la nube.

Tal y cómo su nombre indica, el ERP híbrido combina elemento de implementaciones locales y en la nube. En este caso, algunas de las aplicaciones y datos del ERP se alojan en la nube y otro, en cambio en servidores locales. Esto enfoque híbrido también se suele denominar cómo ERP de dos niveles. Para que este modelo funcione, los sistemas en la nube deben estar vinculados a la plataforma local para garantizar un flujo constante de información, operativa bastante compleja a desarrollar.

Los ERP de código abierto son una alternativa más económica, pero no está tan extendido. En este modelo, el proveedor de ERP de código abierto permite que las empresas descarguen su software de forma gratuita y cobran una tarifa anual solamente si el cliente quiere el acceso a la nube. Estas soluciones han ido mejorando en el tiempo sobre todo en cuanto a la cantidad de módulos disponibles pero las principales desventajas es el reducido soporte del proveedor y que las configuraciones y mejoras del sistema tienden a recaer en el cliente.

Un ERP, no es sólo para empresas grandes o multinacionales, sino que hay diferentes tipos que se adecuan a diferentes tamaños de empresa o diferentes tipologías de negocios. De igual manera no hay un ERP que sea el mejor para todas las empresas pequeñas, medianas o grandes, respectivamente. Pero hay características específicas para cada segmento, así como modelos de implementación preferidos para cada perfil comercial que se pueden identificar.

Las empresas de gran tamaño, con operaciones en diferentes localizaciones geográficas o con estructuras societarias complejas con numerosas subsidiarias, debido a su operativa requieren sistemas que puedan capturar, procesar e interpretar una gran cantidad de datos y manejar las necesidades de un elevado número de unidades de negocios. Suelen contar con ERP implementados en la nube, accesibles directamente desde cualquier localización y con las ventajas asociadas de tener un único sistema o ERP híbridos (de dos niveles) que utiliza una solución SaaS para partes del negocio y se integra con el ERP local principal.

Entendemos las empresas medianas en esta segmentación cómo empresas de tamaño mediano, que cuentan con una cierta estructura societaria, y operaciones en varias localizaciones, y/o están en una fase de crecimiento y pretenden incrementar o el número de sociedades del grupo o el número de localizaciones o de unidades de negocios. Estas empresas, suelen demandar sistemas ERP que sean capaces de soportar sus planes de crecimiento futuros, además de contar con módulos especializados que den soporte a sus operaciones actuales. Estos ERP deben ayudar a los negocios en crecimiento a escalar y competir sin complejidad ni costo. Por ello, y debido a que suelen carecen de grandes equipos de TI, el ERP en la nube es muy habitual en este segmento. En ellos, los gastos iniciales son menores, y suelen ser más fáciles de usar para unas empresas que tiene una experiencia técnica interna limitada.

Las empresas más pequeñas que dan el paso a implantar un ERP en la organización suelen contar con un sistema ERP que cuenta con funcionalidades básicas y no demasiado numerosas para evitar que el software tenga muchas más funciones de las que necesitan. Además, esto les permite reducir los costes de implementación y la capacitación requerida para los empleados. Los ERP para pequeñas empresas normalmente están en la nube, debido a que estos son rápidos de instalar y están diseñados para crecer con funcionalidades básicas.

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