Verifactu es un sistema impulsado por la Agencia Tributaria Española que tiene como objetivo combatir el fraude fiscal y promover la digitalización y automatización de los procesos de fiscalidad empresarial en España. Este sistema representa una importante innovación en el marco de la facturación electrónica en el país, ya que busca fortalecer la transparencia en las transacciones comerciales y agilizar los procedimientos contables y fiscales.

La integración de Verifactu en el sistema de facturación electrónica español establece requisitos específicos para la emisión de facturas verificables, fomentando la adopción de software homologado y promoviendo la estandarización de los procesos de facturación. Al ser impulsado por la Agencia Tributaria, Verifactu se alinea con las regulaciones y directrices vigentes en el entorno legal y tecnológico de la facturación electrónica en España, garantizando su integración efectiva y su cumplimiento normativo.

1. Envío de registros de facturación:

• Las empresas y autónomos deberán enviar a la AEAT un registro de alta por cada factura emitida, incluyendo información como el NIF del cliente, la fecha de la factura y el importe total.
• Este envío se podrá realizar de forma telemática a través de un servicio web o mediante un software específico.

2. Trazabilidad de las facturas:

• Verifactu permitirá a la AEAT seguir el rastro de cada factura desde su emisión hasta su recepción por el cliente final.
• Esto facilitará la detección de posibles fraudes, como la emisión de facturas falsas o la duplicación de facturas.

3. Interoperabilidad con otros sistemas:

• Verifactu estará integrado con otros sistemas de la AEAT, como el SII (Sistema Inmediato de Información) y el IVA.
• Esto permitirá a la AEAT obtener una visión completa de la actividad económica de las empresas y autónomos.

4. Seguridad y confidencialidad:

• La AEAT garantiza la seguridad y confidencialidad de los datos enviados a través de Verifactu.
• Los datos estarán protegidos mediante medidas de seguridad informática de última generación.

Verifactu, el nuevo sistema de control de la Agencia Tributaria Española (AEAT), presenta un conjunto de ventajas que impactan positivamente en diversos actores. A continuación, se profundiza en cada una de ellas, ampliando la información y ofreciendo ejemplos concretos:

Para el sector público:

• Reducción del fraude fiscal: La verificación en tiempo real de las facturas dificulta considerablemente la falsificación, duplicación o cualquier otra práctica fraudulenta. Un ejemplo claro sería la detección inmediata de facturas con NIFs inexistentes o inconsistentes, impidiendo la evasión del IVA.
• Incremento de la recaudación fiscal: La disminución del fraude se traduce en un mayor ingreso por concepto de impuestos. Se estima que Verifactu podría aumentar la recaudación en miles de millones de euros al año, recursos que podrían destinarse a mejorar servicios públicos como la educación, la sanidad o la infraestructura.
• Mejora de la eficiencia administrativa: La automatización de procesos reduce la carga de trabajo manual y optimiza la gestión fiscal. La AEAT podrá dedicar sus recursos a tareas de mayor valor añadido, como la investigación y el análisis de datos para combatir el fraude de forma más sofisticada.

Para el sector privado:

• Simplificación de las obligaciones fiscales: Se elimina la necesidad de almacenar y conservar las facturas físicas durante un período extenso, reduciendo significativamente el espacio y el tiempo dedicado a esta tarea. Las empresas podrán dedicar estos recursos a actividades más productivas.
• Ahorro de costes y tiempo: La gestión de las facturas electrónicas se vuelve más eficiente, liberando recursos para otras actividades. Se estima que las empresas podrían ahorrar millones de euros al año en costes de impresión, almacenamiento y gestión de las facturas.
• Mayor seguridad jurídica: Las facturas electrónicas gozan de la misma validez legal que las de papel, brindando mayor seguridad a las transacciones. Las empresas estarán protegidas frente a posibles falsificaciones o pérdidas de facturas.
• Mejora de la competitividad: La reducción del fraude y la agilización de los procesos administrativos generan un entorno más favorable para las empresas, impulsando la competitividad del tejido empresarial español.

En general:

• Aumento de la transparencia: Se facilita la trazabilidad de las operaciones económicas, mejorando la transparencia del sistema fiscal. Esto permitirá a la AEAT tener una mejor visión del conjunto de la actividad económica y detectar posibles irregularidades.
• Reducción de errores: La automatización de la gestión de las facturas minimiza los errores humanos en la emisión y procesamiento de la información, mejorando la precisión y la confiabilidad de los datos fiscales.

En definitiva, Verifactu se configura como un sistema innovador con un gran potencial para modernizar y optimizar la gestión fiscal en España, generando beneficios tangibles para todos los actores involucrados.

Verifactu se sustenta en un marco legal sólido y establece una serie de requisitos específicos para su correcto funcionamiento. A continuación, se profundiza en estos aspectos, ampliando la información con ejemplos concretos y detalles adicionales:

Marco legal:

• Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria: Esta ley establece la obligación general de las empresas y autónomos de conservar la documentación justificativa de sus operaciones económicas, incluyendo las facturas.
• Orden EHA/3944/2007, de 30 de noviembre: Esta orden desarrolla el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, y establece los requisitos específicos para la emisión y conservación de las facturas electrónicas. Entre estos requisitos se encuentran la obligación de que las facturas sean legibles, auténticas e íntegras, y que se conserven durante un plazo de cuatro años.

A estas normas generales se suman las específicas de Verifactu:

• Formato: Las facturas deben emitirse en formato UBL 2.1, un estándar internacional que permite la transmisión electrónica de la información de la factura de forma segura y estandarizada. Este formato facilita la automatización del procesamiento de las facturas por parte de la AEAT.

Ejemplo: Una empresa que emite una factura a un cliente debe hacerlo en formato UBL 2.1. Esto significa que la factura debe incluir información como el NIF del emisor y del receptor, la fecha de la factura, el importe total y los detalles de los productos o servicios vendidos.

• Firma electrónica: Las facturas deben estar firmadas electrónicamente por el emisor, con un certificado reconocido por la AEAT. La firma electrónica garantiza la autenticidad e integridad de la factura, protegiéndola de posibles modificaciones o falsificaciones.

Ejemplo: Una empresa puede utilizar un certificado digital de la FNMT para firmar electrónicamente sus facturas.

• Registro de alta: Las empresas y autónomos deben dar de alta cada serie de facturas que emitan en el sistema Verifactu. Este registro permite a la AEAT identificar y verificar las facturas emitidas por cada empresa.

Ejemplo: Una empresa que comienza a emitir facturas electrónicas debe registrarse en el sistema Verifactu y dar de alta cada serie de facturas que vaya a utilizar.

• Envío de registros de facturación: Las empresas y autónomos deben enviar a la AEAT un registro de alta por cada factura emitida, incluyendo información como el NIF del cliente, la fecha de la factura y el importe total. Este envío se puede realizar de forma telemática a través de un servicio web o mediante un software específico.

Ejemplo: Una empresa que emite una factura a un cliente debe enviar un registro de alta a la AEAT con la información de la factura.

• Software de facturación: Las empresas y autónomos deberán utilizar un software de facturación que esté certificado por la AEAT para poder emitir facturas electrónicas con Verifactu. Este software debe ser capaz de generar facturas en formato UBL 2.1, firmarlas electrónicamente y enviar los registros de facturación a la AEAT.

Ejemplo: Existen diversos softwares de facturación en el mercado que ya están adaptados a Verifactu, como Facturae, e-factura o A3Invoice.

• Código QR: Las facturas electrónicas deberán incluir un código QR que permita a los clientes y a la AEAT acceder a la información de la factura de forma rápida y sencilla. El código QR debe contener la URL del servicio web de la AEAT donde se puede consultar la información de la factura.

Ejemplo: Un cliente puede escanear el código QR de una factura con su teléfono móvil para acceder a la información de la factura en la página web de la AEAT.

El incumplimiento de los requisitos de Verifactu puede dar lugar a sanciones por parte de la AEAT. Las sanciones pueden ser de carácter económico, como multas, o de carácter administrativo, como la suspensión de la actividad.

En resumen, el marco legal y los requisitos de Verifactu han sido cuidadosamente diseñados para garantizar la eficacia del sistema en la lucha contra el fraude fiscal. El cumplimiento de estos requisitos es obligatorio para todas las empresas y autónomos que emitan facturas electrónicas.

Fecha de entrada en vigor:

En líneas generales, el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, comenzó a aplicarse al día siguiente de su publicación en el BOE, es decir, el 7 de diciembre de 2023. Sin embargo, considerando la complejidad técnica requerida por las disposiciones contempladas, se han establecido ciertos plazos para que los diferentes actores puedan ajustarse a los requisitos de la nueva normativa:

• Los contribuyentes que utilicen sistemas informáticos para la facturación (empresas, empresarios, profesionales, etc.) deberán tener en funcionamiento sistemas adaptados a las especificaciones y requisitos establecidos en el reglamento y su normativa complementaria antes del 1 de julio de 2025.
• Los fabricantes y vendedores de dichos sistemas informáticos, en relación con sus actividades de producción y comercialización, deberán ofrecer productos plenamente adaptados al reglamento en un plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial de desarrollo correspondiente. No obstante, respecto a los sistemas informáticos incluidos en contratos de mantenimiento plurianuales celebrados antes de este último plazo, deberán estar adaptados conforme al contenido del reglamento antes del 1 de julio de 2025.
• Por último, se estima que en un plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial de desarrollo, estará disponible en la sede de la AEAT el servicio para recibir los registros de facturación enviados por los «Sistemas de emisión de facturas verificables».

1. Emisión de la factura:

• La empresa emite la factura electrónica en formato UBL 2.1 con el software de facturación.
• La factura se firma electrónicamente con el certificado digital de la empresa.

2. Envío del registro de alta:

• La empresa envía un registro de alta a la AEAT con la información de la factura.
• El registro de alta se envía a través del servicio web de Verifactu.

3. Sellado de la factura:

• La AEAT recibe el registro de alta y verifica la información de la factura.
• La AEAT sella la factura electrónicamente con un código QR y un identificador único.
• La AEAT devuelve la factura sellada a la empresa.

4. Almacenamiento de la factura:

• La empresa almacena la factura sellada en un formato seguro y accesible.
• La empresa debe conservar la factura sellada durante el plazo legal establecido.

5. Consulta de la factura:

• Los clientes y la AEAT pueden consultar la información de la factura a través del código QR.
• La consulta de la factura se realiza en el servicio web de Verifactu.

Archivos XML:

• Las facturas electrónicas se generan en formato UBL 2.1, que se basa en archivos XML.
• Los archivos XML son archivos de texto que contienen la información de la factura de forma estructurada.
• Los archivos XML son necesarios para el sellado de las facturas por parte de la AEAT.
• Las empresas deben conservar los archivos XML de las facturas durante el plazo legal establecido.

El sistema Verifactu, impulsado por la Agencia Tributaria, moderniza la facturación electrónica en España para combatir el fraude fiscal y promover la digitalización empresarial. Sus características incluyen el envío de registros de facturación, trazabilidad, interoperabilidad y seguridad. Ofrece ventajas como la reducción del fraude, simplificación de obligaciones fiscales y ahorro de costes. Su marco legal sólido establece requisitos claros, con una fecha de entrada en vigor gradual. El flujo del sellado de facturas garantiza la validez y trazabilidad de las facturas electrónicas. En resumen, Verifactu representa una importante innovación para mejorar la transparencia y eficiencia en la gestión fiscal en España.

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