El plan general contable recoge la normativa general para poder registrar los hechos o eventos contables que se van sucediendo a lo largo de la vida de una empresa. Dentro este plan normativo, se recogen dos de los principios fundamentales de la contabilidad empresarial, el principio de caja y el principio de devengo. En un artículo anterior, explicábamos en detalle el conocido principio de devengo. En este artículo, por el contrario, nos dedicaremos a explicar en mayor nivel de detalle el primero, es decir, el principio de caja. Como decíamos en el otro artículo, ambos principios se podrían definir como contrapuestos, por lo que analizaremos en a continuación el significado del principio de caja, sus implicaciones, veremos un ejemplo aclaratorio, y abordaremos su diferencia principal con el principio de devengo.

Si estas interesado en conocer un poco más en detalle sobre el principio de caja y como se diferencia del principio de devengo, continúa leyendo, ya que este articulo está escrito para ti.

El principio de caja es un criterio contable que establece que un hecho o evento contable sea registrado en la contabilidad de la empresa en el momento en el que se produce la salida o entrada de caja, es decir, el pago o el ingreso, independientemente del momento en el que se efectúe el pago o el cobro. Por tanto, bajo este criterio, el registro está totalmente desconectado al momento de la fecha de la entrega del bien o de la prestación del servicio. Como bien dice el nombre, es un criterio de que basa únicamente en los movimientos de caja. Por norma general, la contabilidad se rige en base al principio de devengo y no al principio de caja. Por tanto, por norma general, es el principio de devengo el que se aplica a todas los hechos y transacciones de una empresa. Desde los ingresos y pagos de facturas, hasta los intereses devengados por motivos de deuda, aplicándose tambien para las declaraciones de IVA. En conclusión, por norma general, todos los eventos de una empresa siguen el criterio de devengo a la hora de ser registrados contablemente y no el criterio de caja.

La finalidad del criterio de caja es que la empresa registre excepcionalmente los eventos contables en el momento en el que se produce el pago o cobro de la transacción, y por tanto, se aplica de forma excepcional tras cumplir ciertos requisitos recogidos en el plan general contable y no es un criterio que se aplica de forma general a todas las empresas ya que no traduce una imagen tan fiel en las cuentas anuales y contables de las empresas.

Así como el principio de caja trata de registrar contablemente los eventos y transacciones contables en el momento en el que se produce el intercambio de dinero, es decir la entrada y la salida de caja, como veíamos en el artículo anterior, el principio de devengo hace referencia precisamente al criterio totalmente opuesto. Por tanto, según el criterio de devengo, los eventos y transacciones contables se registran en el momento que se producen y no tiene relación alguna al momento en el que se produzca las salidas o entradas de caja o dinero. La normativa general regulada por el plan general contable y a la que se acogen la gran mayoría de las empresas se rige por el principio de devengo. El criterio de caja, es un criterio que se aplica de carácter excepcional en la normativa contable y es un principio que se utiliza de forma más común en el ámbito de la gestión tesorería y los modelos financieros en los que se analiza principalmente la capacidad de generación de flujo de caja de una empresa.

Como decíamos anteriormente, el principio de caja se aplica de forma excepcional, bajo el cumplimiento de ciertos requisitos establecidos en el plan general de contabilidad. Es por ello, que recomendamos consultar con su asesor externo antes de aplicar cualquiera de los métodos descritos en este artículo.

De cara a proporcionar una mayor claridad acerca del principio de caja, procedemos en esta sección a explicarlo en más detalle por medio de un ejemplo.

Supongamos que la empresa B, genera unas ventas de mercaderías de 20.000 euros en enero y envía una factura al cliente XA por un monto de 20.000 euros a pagar a 30 días. El cliente XA por tanto, a los 30 días o un mes, es decir, a finales de febrero, procede a pagar la factura de 20.000 euros.

¿En este caso, y siguiendo el criterio de caja, como se registraría esta transacción en la contabilidad de la empresa B? Siguiendo el principio de caja que explicamos a lo largo de este artículo, la empresa B registraría contablemente 20.000 euros de ingresos en el mes de febrero, pese a que la venta se ha producido en enero. Como hemos mencionado al principio de esta sección, la contabilidad obliga a registrar en la contabilidad de la empresa ingresos por ventas en el momento en el que se producen, sin embargo, como estamos proporcionando un ejemplo del criterio de caja, en este caso la transacción se registraría en el mes de febrero por producirse el pago en ese mismo mes.

• Conectividad a bancos: Este tipo de programas permite conectar a los bancos y cuentas existentes desde un solo lugar centralizando totalmente la gestión
• Cash management o gestión de caja: Este tipo de softwares permiten tener una visibilidad de los movimientos de caja de distintos bancos, y facilitar su seguimiento mediante alertas.
• Realización de pagos y cobros: Esta funcionalidad es muy novedosa ya que Snab es la única que facilita este servicio. Snab permite realizar pagos desde Snab sin la necesidad de salir de la plataforma.
• Gestión de divisas: Las plataformas de tesorería al conectar los múltiples bancos y cuentas bancarias, permiten tener una visión integrada de los bancos y de las distintas divisas en las que opera una empresa.
• Previsiones de flujo de caja o tesorería: Este tipo de herramientas te permite tener una visión y previsión de los futuros movimientos de caja, entradas y salidas, balances etc.

Como veníamos explicando desde el principio, el principio de caja se aplica en ocasiones excepcionales que se recogen en el plan general contable y el criterio aplicado por norma general es el principio de devengo.

El beneficio principal de registrar los eventos en el momento en el que se produce la entrada o salida de dinero y no ocurre el evento, es que permite solventar ciertos problemas de tesorería y caja de las empresas, especialmente, de las pequeñas pymes a las que pagar el IVA sin haber recibido la caja correspondiente a la factura les puede suponer un gran problema de liquidez. Volvamos al ejemplo del caso que explicábamos un poco más arriba. Imaginemos esta vez que la empresa B produce ventas de 20.000 euros en enero, 20.000 euros en febrero, y 20.000 euros en el mes de marzo. Y por el motivo que fuere el cliente XA decide pagar las 3 facturas recibidas en el mes de abril. Si siguiéramos el criterio de caja, tendríamos por siguiente un registro contable únicamente en el mes que se produce el cobro, es decir, registraríamos ventas por valos de 60.000 euros en el mes de abril.  Es cierto, que a nivel contable contabilizar 60.000 euros de ventas en abril generaría una situación contablemente ligeramente distorsionada. Sin embargo, la ventaja principal es que la pequeña empresa declararía todo el monto en abril, y por tanto, pagaría el IVA correspondiente una vez a recibido el cobro de la factura. Esto le proporciona una gran ventaja a nivel de liquidez. Si ponemos el ejemplo del caso opuesto. Al vender la empresa B durante los tres meses, y recibir el cobro en abril, si siguiéramos el principio de devengo, estaría totalmente obligada a pagar IVA por una cantidad muy grande que ni siquiera a recibido todavía. Lo que le ocasionaría un problema de caja muy significativo.

Y entonces, ¿con que problema nos encontramos al aplicar el principio de caja? El problema más evidente de utilizar del principio de caja es que la contabilidad de la empresa no refleja una situación totalmente fiel o tan real como ha sido. El plan general estima por tanto que la contabilidad al registrarse en el momento en el que ocurren los hechos traduce una imagen mas fiel la que se puede reflejar a través del principio de caja.

Como ya hemos visto, el principio de devengo puede generar un gravísimo problema de liquidez a las empresas. Ante este problema, el plan general contable recoge algunos casos o excepciones por los que la pequeña empresa puede acogerse al principio de caja.

Los requisitos descritos por el plan general contable para acogerse al criterio de caja son los siguientes.

Requisitos para acogerse al criterio de caja

• • No superar más de 2 millones de euros de facturación anual
  • No superar más de 100 mil euros en cobros anuales al mismo cliente
  • Que no produzca en operaciones intracomunitarias (entre países miembros de la Unión Europea)
  • Que no se produzca en operaciones de régimen especial de IVA como pudieran ser los regímenes de módulos, o especiales agrícolas, por ejemplo.

Snab es una plataforma de tesorería en la nube novedosa en Europa que ayuda a los equipos financieros y de tesorería en todas y cada una de las funciones y tareas relativas a la gestión de tesorería y el monitoreo de la situación de caja de la empresa. Snab por tanto es una herramienta que, al tratarse de tesorería, toca un ámbito más cercano al principio de caja explicado anteriormente. Por tanto, las facturas pagadas o cobradas en Snab se monitorean en base al principio de caja, pero contablemente se registrarán en el momento en el que los eventos contables suceden. Snab ayuda a los equipos financieros, por tanto, al permitir una mayor visibilidad y control de la tesorería. Snab sirve como plataforma de agregación bancaria, permitiendo a las empresas acceder desde un solo lugar y con independencia absoluta a todas sus cuentas bancarias en distintos bancos y en distintos países, de manera que, el equipo financiero puede acceder en pocos clics a ver su situación de caja y obtener así la información necesaria para calcular los activos disponibles y realizables de la empresa. Snab sirve también como herramienta de facturación, ese decir, automatiza todo el proceso de recepción de facturas, escaneo, y registro automático de las mismas, y sirve además como herramienta de gestión de pagos y cobros, proporcionando un control y visibilidad total a las funciones de cuentas por pagar y por cobrar. La plataforma cuenta con tecnología pionera en Europa que permite pagar y cobrar facturas en un clic, desde Snab, sin necesidad de salir de la plataforma.